Libera tu potencial con la automatización de cuentas por pagar

Comienzas un nuevo trabajo en el departamento financiero de una empresa tras años de estudio y esfuerzo. Sin embargo, te encuentras dedicando gran parte de tu jornada a tareas manuales, como la gestión de pagos a proveedores, que limitan tu capacidad para aportar todo tu potencial. La automatización de estos procesos no solo optimiza el tiempo y reduce costos, sino que también previene errores y fraudes, siendo esencial para el éxito financiero de cualquier empresa, independientemente de su tamaño. En este artículo, exploraremos las ventajas de comenzar a automatizar estas tareas y cómo pueden beneficiar a tu trabajo.

Pero primero.

¿Qué es y por qué automatizar las cuentas por pagar?

El proceso lo conoces. Un proveedor te presta un servicio o te vende un producto y después hay que pagar por ello. La gran diferencia está en el modo en cómo se haga ese proceso. Las herramientas para automatizar las cuentas por pagar han cambiado el modo en que las empresas gestionan sus finanzas. Estas soluciones transforman instantáneamente la eficiencia del proceso al eliminar la tediosa entrada manual de datos y minimizar los errores asociados. Pero, además, un software de automatización de este tipo de procesos hace mucho más. Gestiona pagos seguros, agiliza aprobaciones en línea y genera registros de auditoría impecables. Por ello su adquisición se convierte en una decisión estratégica. Más allá de la optimización de los procesos automatizar el proceso de pago representa un cambio radical en la gestión financiera.

Permite enfocar la actividad hacia acciones estratégicas que impulsen el crecimiento empresarial.

Ventajas y beneficios de automatizar las cuentas por pagar

Ya has visto que la automatización de este tipo de procesos puede ser la diferencia entre ganar o perder tiempo y dinero. Vamos a ver que podemos ganar con su incorporación.

• Tiempo. Y el tiempo es dinero.

Se elimina la entrada manual de los datos, se reducen drásticamente los errores. Parece mentira que las empresas dediquen perfiles tan especialistas como los financieros en realizar tareas manuales. Con la automatización estos perfiles se liberan para potenciar a gestión del flujo de caja y el crecimiento empresarial.

• Ahorro de costes.

Si reduces los procesos manuales de entrada, almacenamiento y envío de datos, eliminas la necesidad de tener sobredimensionada tu plantilla para cumplir con los plazos de pago pactados. Además, simplificarás los procesos financieros.

• Lucha contra el fraude.

Con este tipo de sistemas la trazabilidad está asegurada gracias a logs que dejan miguitas de pan en todo el proceso. Al fortalecer los sistemas de control interno, se reducen las vulnerabilidades y mitigan los riesgos de fraude.

Estas soluciones pueden identificar rápidamente actividades sospechosas, como pagos duplicados o facturaciones falsas.

• Precisión operativa.

Para mejorar la excelencia operativa las automatizaciones en procesos de pago reducen errores y optimizan la exactitud de las transacciones financieras. ¿Cómo? Si eliminas el proceso de entrada manual de datos, realizas validaciones automáticas contra el ERP, garantizas los pagos precisos. Una manera inteligente de evitar errores o duplicidades en los registros.

• Colaboración entre equipos.

El acceso instantáneo a datos y transacciones desde cualquier ubicación facilita la colaboración entre equipos dispersos geográficamente.

• Personalización.

Al optimizar flujos de trabajo es posible personalizarlos a momentos específicos, cargas de trabajo puntuales o necesidades específicas. Desde la implementación de aplicaciones móviles personalizadas hasta la integración de software de contabilidad adaptado, estas soluciones ofrecen flexibilidad y versatilidad

• Integración con ERP 

Esta ventaja es casi obligatoria. Me explico. Automatizar un proceso de pago a proveedores debe ir de la mano con su integración en otros sistemas. De lo contrario serviría de bien poco.Los procesos desasistidos relacionados con tus proveedores deben quedar reflejados en el ERP para garantizar pagos más rápidos y una mayor precisión en el proceso completo.

CAPIA de Normadat

Si quieres descubrir por ti mismo todas estas ventajas, existen soluciones especializadas como la de CAPIA de Normadat. Una solución de software con la que puedes asegurar una gestión financiera eficiente y sin contratiempos, gracias a sus diversas funcionalidades. Permite una entrada única de todas tus facturas para eliminar el riesgo de extravío y controlar duplicidades. Puedes controlar y monitorizar cada factura de extremo a extremo evitando la recepción de facturas por varios canales y minimizando el riesgo de emisión de pagos duplicados. CAPIA agiliza los flujos de aprobación de facturas. Permite implementar visados digitales sin pérdida de documentos y con aprobaciones totales o parciales según sea necesario. En paralelo, ofrece diferentes roles validadores y asignación de centros de coste, garantizando así un proceso de aprobación eficiente y altamente personalizable. Y por supuesto da todas las facilidades para la integración con tu ERP pudiendo exportar datos en cualquier formato necesario.

Proveedores Homologados TIC Negocios

Si estás interesado en conocer más soluciones tecnológicas, no dejes de consultar las distintas opciones que ofrece la red de proveedores homologados de TIC Negocios, entre los que se encuentra Normadat, donde podrás encontrar todo tipo de servicios y herramientas que ayudarán a tu empresa a avanzar un paso más hacia su implementación y transformación digital.

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