La eliminación del papel en las empresas, primer paso en la Transformación Digital

Desde la pandemia de COVID-19, cada vez más empresas se ven obligadas a acelerar su proceso de transformación digital, no solo para garantizar la continuidad de sus negocios, sino para adaptarse a una realidad que surgió con más fuerza y adecuarse a las necesidades de los clientes, preparándose a un cambio que reclaman cada vez más.

En este entorno, se habla mucho tanto de digitalización como de transformación digital, consistente en buscar soluciones a problemas con los mejores medios o métodos técnicos digitales. Desde el portal TIC Negocios, contamos con nuestro proveedor homologado BWD Digital Transformation, expertos en digitalización y en maximizar la eficiencia de los procesos y la rentabilidad del negocio, para contaros a través de este artículo cómo y por qué dar este primer paso hacia la transformación digital de vuestra empresa.

Antes de nada, es importante que se contemple un Plan de estrategia digital, pensada desde dentro de la organización y que involucre a todo el personal de la compañía. No es un proceso, sino un viaje que no tiene fin, ya que exigirá ir adaptándose continuamente, adoptando un modelo de mejoría continua.

La digitalización se centra en el procesamiento de datos. Las empresas poseen grandes fuentes de datos, de las que muchas veces no son conscientes y tienen un valor incalculable. Mediante la digitalización, transformamos todos los datos contenidos en la documentación que la compañía recibe, en una base de datos útil y utilizable para una mejor toma de decisiones.

No es una mera digitalización de la documentación, es una transformación de la misma, convirtiendo todo el documento en una fuente de información, de manera que se crea una base de datos única con diferentes documentos, independientemente de su origen y formato, para luego poder hacer una gestión eficiente de toda la información que la organización tiene, mediante la utilización de herramientas de Work Flow, gestión de datos y gestión documental, pudiendo, posteriormente, añadir herramientas de automatización de procesos repetitivos.

La primera parada en la transformación digital de tu empresa: una oficina sin papel

Debemos comenzar por la creación de oficinas paperless, es decir, libres de papel y documentos impresos en sus procesos. Esa parte de la transformación digital va más allá de un cambio de soporte, ya que las herramientas digitales permiten optimizar y automatizar las repetitivas gestiones documentales. Además, este fenómeno también representa una transformación en las relaciones con los clientes, ya que herramientas de análisis de los datos permiten conocer mucho más a fondo sus comportamientos, y optimizar la oferta de la empresa para adecuarse a sus preferencias.

Hay que pensar en el dato como un activo, no podemos tardar horas e incluso días en conseguir la información que necesitamos para la toma de decisiones. Es vital disponer de una base de datos única que nos permita conectar datos que antes se presentaban de forma aislada, para que la toma de decisiones no sea unilateral y departamental, sino contando con la información de todas las áreas de la empresa para tener una visión global del conjunto.

Con ello se crea un único lugar de archivo de la información, una única base de datos para toda la compañía, independientemente de donde provenga el documento, evitado pérdidas innecesarias y silos de documentación.

Con este cambio, debemos aprovechar el conocimiento que supone el poder utilizar esa gran base de datos que aporta la información digitalizada. Nos permite poder tomar decisiones con información siempre actualizada, además, con esa información digitalizada, podemos dar más pasos en el proceso de Transformación Digital, como es Automatizar y Robotizar los procesos de negocio.

Automatizando tareas y robotizando procesos se está mejorando de forma considerable la productividad en las empresas, especialmente en el área de gestión y administración. La gestión de tareas rutinarias con procesos automatizados permite optimizar la eficiencia de cualquier empresa o comercio.

Eliminar procedimientos repetitivos, que siempre se hacen de la misma forma, e incorporar tecnología de punta, son acciones que redundan en la productividad y en la ocupación del personal en labores de mayor importancia estratégica, contribuyendo con el desarrollo personal y profesional de las personas.

La gestión de tareas rutinarias con procesos automatizados nos lleva, inequívocamente, a optimizar la eficiencia de cualquier empresa o comercio, lo que nos llevará a un consiguiente aumento de la rentabilidad.

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