Compliance y pymes, ¿necesidad o derroche?

Compliance y pymes van de la mano. Y es que, en un entorno empresarial cada vez más regulado y exigente, el término compliance ha dejado de ser exclusivo de las grandes corporaciones. Las pymes comienzan a enfrentarse a nuevas obligaciones legales, demandas éticas y expectativas de transparencia por parte de clientes, proveedores e instituciones.

Este artículo analiza de forma crítica y realista el papel del compliance en el mundo de las pymes, evaluando si se trata de una necesidad estratégica o de un lujo. Cumplir no es solo una cuestión de leyes, sino también de sostenibilidad empresarial.

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¿A qué se llama política de compliance y para qué sirve?

Una política de compliance es un documento formal que refleja los principios, normas y directrices con los que una empresa u organización se dota. Su finalidad es asegurarse de que cumple las normas, regulaciones y protocolos éticos que son aplicables a su sector.

¿Para qué sirve una política de compliance?

Ofrece distintas utilidades. Algunas de ellas son las siguientes:

Prevenir problemas legales y sanciones: Define comportamientos empresariales cuya finalidad es prevenir infracciones legales, delitos corporativos o incumplimientos sectoriales.
Fomentar los códigos deontológicos: Promueve valores tales como la transparencia, la integridad y la responsabilidad dentro de la organización.
Fijar los protocolos de la responsabilidad de los empleados: Describe qué se espera de los trabajadores y directivos, los responsables del cumplimiento y cómo denunciar el mismo.
Servir como base para un programa amplio de compliance: Es la columna vertebral del sistema de cumplimiento normativo de una organización. A partir de este documento, se desarrollan otros, como manuales específicos de conducta, planes sectoriales o procedimientos de formación y control interno.
Fortalecer la reputación de la empresa: Al actuar conforme a la ley y con principios éticos, cualquier organización se hace más confiable para todos los stakeholders, incluidas las administraciones públicas.

Compliance y pymes, ¿necesitas incorporarla a tu negocio?

Tradicionalmente, el cumplimiento normativo o compliance se ha asociado a grandes corporaciones con estructuras complejas y, sobre todo, con recursos abundantes. Sin embargo, en la actualidad, ese escenario ha cambiado. Hoy, las pymes también se ven afectadas por las consecuencias normativas. Por tanto, si te preguntas si deberías incorporar un sistema de compliance a tu empresa, la respuesta es un rotundo sí. Y es que hay razones de peso para terminarte de convencer. Las vemos a continuación.

La responsabilidad penal de la empresa

Algunas reformas legales, como la del Código Penal en 2015, permiten la responsabilidad penal de ciertos delitos cometidos por empleados o directivos. Para evitarlo, las empresas han de demostrar que habían adoptado las medidas preventivas adecuadas. Así lo exige, por ejemplo, la AEPD si sufres un ciberataque y quedan comprometidos los datos personales que guardes. Por eso, te recomendamos que descargues la guía Consejos prácticos para mantener segura tu información y tu negocio: herramientas de seguridad informática.

Exigencias de clientes o socios

Son muchas las grandes empresas que exigen a sus proveedores o socios cierto grado de cumplimiento normativo. Por tanto, no tenerlo puede dejarte fuera de algunos contratos o licitaciones.

Protección frente a mala praxis interna

Nadie está libre de posibles fraudes internos, conflictos de intereses, malas praxis e, incluso, acoso laboral. Contar con un sistema de compliance te ayuda a prevenir y detectar algunos síntomas antes de que sea excesivamente tarde.

Reputación y confiabilidad

La integridad por sí misma proporciona una importante ventaja competitiva. Cada día, el mundo muestra más sensibilidad ante la ética empresarial por encima del precio.

Consejos de compliance para pymes

Te proporcionamos una serie de consejos fáciles de llevar a cabo y sin realizar grandes inversiones para que puedas implementar tu política de compliance.

Comprométete

Desde la dirección, has de dar ejemplo y liderar el proceso. Es básico comenzar con una declaración clara y explícita de no tolerancia a conductas ilícitas o carentes de ética. Para ello, es fundamental que el mensaje sea claro, directo y que no uses eufemismos.

Haz una política de compliance sencilla

No es mejor un documento extenso que uno breve. Lo mejor es no extenderse, pero dar instrucciones claras y precisas. Para su contenido, puedes tener en cuenta los siguientes puntos:

Principios éticos.
Comportamiento que se esperan.
Prohibiciones clave.
Quiénes resuelven las dudas que surjan.
Cómo actuar ante una irregularidad.

Identifica los riesgos principales

Según la actividad que tengas, has de ser capaz de identificar los principales riesgos. Te ponemos algunos ejemplos:

Si manejas datos personales de tus clientes o de tus trabajadores, debes tratarlos acordes a la normativa para evitar sanciones de la AEPD.
En el caso de que trabajes con la Administración, has de contemplar las posibilidades de posibles corrupciones.

De esta forma, puedes priorizar unas medidas sobre otras, sin complicarte la vida con controles que, probablemente, no te hagan falta.

Diseña procedimientos simples

Algunos procesos importantes son:

Adopta medidas de control de varios pasos para la facturación y los pagos. De esta forma evitas fraudes o pagos sospechosos.
Gestiona la recepción de regalos, invitaciones o favores.
Obliga a documentar la toma de decisiones y su trazabilidad para saber quién es el responsable en cada caso.

Informa y forma a tu equipo

Una buena charla interna y un documento explicativo bien redactado pueden ser suficientes. Por tanto, no te lances a contratar a una consultora porque, probablemente, de momento, no la necesites. Lo fundamental es que todos conozcan las normas básicas y sepan cómo actuar ante cualquier eventualidad o duda.

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Habilita un canal de denuncias

Es obligatorio para las empresas de más de 50 trabajadores. Sin embargo, es una buena práctica también para las más pequeñas. Que este sea interno o externo dependerá del tiempo del que dispongas. En cualquier caso, debes asegurar absoluta confidencialidad y protección al denunciante. Puede tener la forma de una dirección de correo a la que solo puedas acceder tú o un compliance officer o un formulario web.

Documenta todas las acciones

Esto es vital que lo hagas, ya que puede determinar tu diligencia y buen hacer a pesar de que surja un problema. En cierto modo, determinará la inocencia de la empresa en el caso de que alguien cometa un delito y podrás demostrar que hiciste todo lo posible por prevenir. Por tanto, debes guardar evidencias de todas las medidas que adoptes, correos, manuales, cursos formativos, etc.

Compliance y pymes no solo no son incompatibles, sino que están profundamente relacionados. Lejos de ser un gasto innecesario, un sistema de cumplimiento bien diseñado y adaptado a la realidad de cada organización es una herramienta clave. Y es que previene riesgos, fortalece la marca y garantiza un crecimiento sostenible. Para estar informados, en TICNegocios de Cámara Madrid te aconsejamos que te coordines con nuestra agenda.