Evita multas y problemas administrativos derivados de las Notificaciones Electrónicas

A estas alturas de la vida seguramente te hayas topado con algún aviso o correo electrónico de alguna administración informándote sobre tal o cual asunto.

Se trata de las Notificaciones Electrónicas Obligatorias (NEO), anuncios emitidos desde la sede electrónica de las AAPP destinados a determinadas personas o entidades públicas o privadas. Su propósito es comunicar información sobre procesos abiertos en los que está involucrado.

Estas comunicaciones se realizan mediante medios electrónicos en virtud, entre otras, de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y se enmarcan dentro de la regulación que comenzó la Administración para adaptar el modo de comunicación con los interesados y transmitir sus notificaciones por vía telemática.

Bien. Si recibes un correo electrónico con una notificación (NEO) solo debes preocuparte de su gestión, aunque estos trámites demandan mucho tiempo y recursos si se ejecutan de forma manual.

El asunto complicado implica la emisión de una notificación electrónica que, esta vez, no aparezca en tu bandeja de entrada.

Hoy en día toda empresa utiliza soluciones tecnológicas para ganar en operatividad y competitividad. Este tipo de soluciones son recursos necesarios incluso para garantizar el cumplimiento de determinadas obligaciones fiscales y tributarias. Esto se debe a que todas las Administraciones Públicas cambiaron su forma de notificar, pasando de la carta certificada a la notificación electrónica por comparecencia.

Tal evolución obliga a toda organización a contar con un sistema efectivo para la gestión de notificaciones electrónicas, ya que ahora los organismos envían sus notificaciones por vía telemática. Es por esto por lo que Normadat, expertos en tecnologías para la gestión documental, archivos y back office y proveedor homologado del portal TIC Negocios, nos explica en este artículo la importancia de disponer de una solución de notificaciones electrónicas.

La problemática de las Notificaciones Electrónicas Obligatorias (NEO)

Pero comencemos por plantearnos la siguiente pregunta: ¿Cuánto tiempo tengo para gestionar una NEO?

Las notificaciones estarán disponibles por un tiempo limitado. Y no es mucho.

Se entenderán producidas en el momento del acceso al contenido del acto notificado, o bien, si este acceso no se efectúa, por el transcurso del plazo de 10 días naturales desde su puesta a disposición sin que haya accedido a las misma.

Todos estos trámites demandan muchos recursos si se afrontan de manera tradicional. Si, además, el volumen de notificaciones es alto, la empresa corre el riesgo de imposición de multas por incumplimiento de plazos o por no confirmar su recepción.

Para recibir las NEO, el interesado debe configurar un dispositivo o suministrar una dirección de email sonde recibir avisos de la existencia de notificaciones. Sin embargo, para acceder a la misma, debe entrar a plataforma de la Administración Pública emisora de la notificación, a través del punto de acceso general de la Administración General del Estado (notificaciones.060.es) o empleando la Dirección Electrónica Habilitada (DEH).

Por el contrario, si no se suministra dirección de email o no se configura dispositivo alguno para recibir los avisos, deberemos revisar frecuentemente nuestra cuenta abierta en las entidades de la AAPP con las que se relacione. Ya sea, la AEAT, la DGT, el gobierno de su comunidad autónoma, municipio etc. Como mínimo, esta revisión deberemos hacerla cada diez días.

Para muchas empresas grandes o que manejan un gran número de sedes, siempre será más complicado gestionar este tipo de notificaciones. También aquellas que disponen de mucho personal en movilidad puesto que son más propensas a encarar sanciones de tráfico y no conocer desde donde pueden emitirles posibles avisos de sanciones. Este tipo de empresas reservan incluso partidas presupuestarias dedicadas a cubrir este tipo de sanciones por incumplimiento, lo que afecta directamente a la rentabilidad de la compañía.

Cómo reducir costes y tiempo aumentando la eficiencia de la gestión

Es por todo ello que es tan importante contar con soluciones diseñadas para gestionar las NEO, de manera que pasen a gestionarse de forma mucho más eficiente, disminuyendo gastos por sanciones, tiempo de personal y de gestión administrativa.

Y, precisamente, nuestro partner homologado ha desarrollado un software propio para la Gestión de Notificaciones Electrónicas Obligatorias, que puede ir apoyado además por un servicio integral que cubre desde la búsqueda hasta la puesta en comunicación del obligado, asegura el acceso a las notificaciones y su descarga a través del concentrador de certificados, monitoriza todas las sedes y plataformas de la AAPP con las que tu empresa tiene relación y tiene una matriz configurable que se utiliza para delegar tareas en casos como vacaciones, enfermedad o ausencias de los interesados. Es decir, que si a la persona que le debe llegar una notificación no está, pasa a otra de su departamento según se haya convenido, disponiendo de un panel de control para seguir todas las NEO descargadas, gestionadas y tramitadas. Por tanto, existe un control total del volumen de notificaciones y la relación de usuarios receptores.

Además, este tipo de solución no solo sirve para descargar en plazo las NEO y ponerlas a disposición de la persona interesada o encargada de su gestión, si no que también permite contestar a los requerimientos de la administración generando siempre el log del trámite realizado.

A través del portal TIC Negocios podrás encontrar más información sobre esta y otras soluciones tecnológicas gracias a nuestra amplia red de proveedores homologados, expertos todos ellos en el desarrollo y puesta en marcha de multitud de herramientas que ayudarán a tu empresa a conseguir una transformación digital más eficiente y acorde con las necesidades actuales.

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