Beneficios de digitalizar el flujo de facturas salientes

¿Quieres digitalizar la facturación en tu empresa y no sabes por dónde empezar?

Cada día son más los negocios que optan por soluciones que ayuden en el proceso de digitalización de las facturas.

No solo por sus diferentes ventajas, sino por la comodidad y seguridad que aportan, la tendencia es no depender de documentos físicos que pueden extraviarse o deteriorarse con los años.

En este artículo hablaremos de Pagero, una solución integrada de facturación electrónica con la que puedes intercambiar digitalmente facturas con tus clientes y proveedores a través de una plataforma basada en cloud-based.

Recuerda que más allá de la obligación legal, la factura electrónica aporta muchas oportunidades para tu empresa, tales como: ahorro de tiempo, optimización del flujo de caja, disminución del impacto ecológico y optimización de la cadena de procesamiento administrativo.

Qué es la facturación electrónica

Aunque una factura sea electrónica, sigue siendo una factura. Es decir, cuenta con los mismos efectos legales que una factura de papel, que se trata de un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Las facturas en ambas modalidades están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, en el que se aprueba la normativa que refleja las obligaciones de facturación.

La norma regula aspectos como:

• Obligatoriedad de expedir factura.
• Tipos de facturas, ya sea completa u ordinaria y simplificada.
• Expedición por terceros.
• El contenido que debe ser reflejado en la factura.
• Requisitos como legibilidad, autenticidad e integridad.
• Especificidades de la factura electrónica.
• Lapsos.
• Otro tipo de factura como recapitulativa, duplicados, rectificativas.
• Regímenes excepcionales.
• Conservación.

¿Qué ventajas ofrece la factura electrónica para tu negocio?

La adopción de la factura electrónica por parte de las empresas representa un gran beneficio tanto para los entes emisores como para los receptores.

Apostar por soluciones de factura electrónica es un punto de oro para el proceso de digitalización de las empresas, en especial para respaldar su competitividad.

Además de las múltiples ventajas que representa:

• Ahorro de costes directos. Como la eliminación del papel, la impresión, el envío de las facturas y el almacenamiento.
• Automatización en los procesos de recepción. El origen electrónico de la factura permite la integración de forma automática en el sistema y su contabilización, dejando las facturas listas para su pago sin ningún tipo de intervención humana.
• Aumento de la productividad. Ya que el departamento de administración contará con más tiempo para realizar otras tareas de mayor valor añadido.
• Incremento de la eficiencia. Las facturas electrónicas pueden generarse de manera automática desde el proveedor hasta el destinatario.
• Reducción de los lapsos de entrega y cobro. Se suma la eliminación de errores en la emisión y contabilización de facturas, lo que contribuye a recortar los plazos de cobro.
• Más seguridad. Por lo general, el envío de las facturas se hace a través de redes privadas o protocolos específicos como AS2, FTPS, WebServices, VAN (Value Added Network).
• Almacenamiento seguro y legal. Los documentos originales quedan resguardados por el lapso que establece la legislación. Esto reduce los costes de almacenamiento y facilita la consulta de las antiguas facturas.
• Ganas tiempo y tranquilidad. La emisión electrónica es un proceso bastante rápido. Un importante número de personas ha señalado que no tarda más de 1 minuto para enviar una factura a sus clientes o proveedores.
• Cumples con tus obligaciones. Si debes emitir comprobantes electrónicos, seguro no tendrás ningún problema con el ente fiscal.
• Ofreces un óptimo servicio. Los clientes prefieren a aquellas empresas que ofrezcan facturas electrónicas, puesto que se trata de un proceso más rápido y sencillo.
• Cuidas al planeta. La facturación electrónica ayudas a reducir el consumo de papel, dejando a un lado los viejos procesos que en nada contribuyen con la conservación del planeta.

Qué ha provocado la evolución de la facturación electrónica en la utilización de dispositivos electrónicos

La evolución de la facturación electrónica ha sido impulsada por varios factores, entre los que destacamos:

• Avances tecnológicos. La evolución de la tecnología en el mundo ha permitido abrir las puertas a sistemas cada vez más sofisticados y seguros para la emisión, envío y almacenamiento de facturas electrónicas.

A su vez, la creciente penetración de los dispositivos electrónicos como los teléfonos inteligentes y las tabletas ha facilitado el acceso a las facturas electrónicas desde cualquier lugar y momento.

• Costes y eficiencia. Al facturar de manera electrónica se registran ahorros de costes y una mayor eficiencia en comparación con la facturación en papel.

Esto ha llevado a muchos negocios a adoptar la facturación electrónica como una manera de disminuir gastos y mejorar su eficiencia.

• Conciencia ambiental. La facturación electrónica también puede ser vista como una forma de reducir el impacto ambiental de las organizaciones, ya que disminuye el uso de papel y otros recursos.

La mejor solución de facturación electrónica

En el mercado hay disponibles muchos softwares de facturación electrónica, pero ¿cómo elegir el más adecuado?

La respuesta está ligada a tus necesidades, tu presupuesto y el nivel de digitalización que quieres.

En el caso de las empresas que utilizan Pagero como su solución de facturación electrónica tienen a disposición una Red Inteligente de Negocios que vincula a compradores y vendedores para un intercambio automatizado y seguro de acuerdo con las regulaciones de órdenes de compra, facturas y otros documentos de carácter comercial.

Una de sus ventajas es que ayuda a los negocios a optimizar los procesos de gestión de pedidos (O2C) y de compra (P2P), aportando la información comercial necesaria para que sea aprovechada al máximo, independientemente de la ubicación geográfica, tipo de organización, tamaño o los sistemas empleados.

Para que conozcas más sobre Pagero descarga la guía gratuita que contiene algunos consejos y recomendaciones precisas de expertos sobre cómo ejecutar un proyecto de facturación electrónica en tu empresa.

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