Los últimos años han mostrado una tendencia hacia la externalización de los servicios tecnológicos por parte de las pymes españolas. El denominado ‘outsourcing’ tecnológico ofrece muchos beneficios a las compañías pequeñas y medianas, y su correcta aplicación ha favorecido al crecimiento y la generación de más negocio por parte de las empresas.

Además, la confianza en las compañías que prestan estos servicios de outsourcing también ha hecho crecer este modelo de negocio, generando empleo y especialización.

Según la última encuesta Adecco Outsourcing sobre externalización, en 2015 el 64.6% de las pymes españolas consideraba aumentar el uso de esta opción para su empresa. Para 2016, el 23% de las pequeñas empresas, un 33,2% de las medianas empresas y un 33,9% de las grandes empresas tenía pensado contratar servicios de outsourcing.

Las empresas energéticas españolas son las que más recurren al outsourcing, seguidas de las del sector TIC y químico.

En cuanto a los servicios más externalizados con intervención tecnológica se encuentran el telemarketing (52,9%), la promoción comercial (33,1%), el control de accesos (22,3%), los servicios logísticos (42,6%), los servicios auxiliares a la industria (24,4%) y los procesos de grabación de datos (14,6%).

Vamos a conocer con algo más de profundidad cuáles son los principales beneficios del outsourcing tecnológico para las pymes.

En ocasiones, muchos procesos que no están íntimamente relacionados con la actividad principal de la empresa y su productividad se inmiscuyen en el día a día hasta ocupar un porcentaje elevado de cada jornada y es necesario contar con personal e incluso departamentos completos para dar soporte a estos procesos.

Estos procesos y acciones, si bien son necesarias, suponen un importante obstáculo para la empresa, que no puede poner el foco en su core y, con ello, pueden lastrar el rendimiento de otras áreas del negocio.

El outsourcing tecnológico ha sido una de las grandes oportunidades para que las pymes puedan destinar un porcentaje muy elevado de su actividad a la generación de negocio en todos los departamentos y delegar funciones específicas a profesionales y empresas especializadas sin necesitar invertir en captar y gestionar personal adicional, ajeno a la actividad principal.

Los recursos humanos de una pyme cuentan con un talento profesional que no siempre logran orientar de forma adecuada. Algunas tareas necesarias pero superfluas hacen que, en muchas ocasiones, el potencial del que disponen muchos profesionales no se pueda dirigir al negocio principal y se tenga que destinar a acciones que no revierten directamente en la cuenta de resultados.

El outsourcing tecnológico nos permite centrar la labor de nuestros profesionales en el desarrollo del negocio y a la vez contar con un soporte profesional altamente especializado en el que delegar tareas ajenas a su puesto de trabajo.

Una compañía que ha sabido orientar bien sus esfuerzos hacia sus servicios y productos, trabajando sobre ellos, analizando procesos y mejorándolos, trabajando su estrategia comercial y de marketing o buscando la mayor eficacia en el día a día, tiene muchas posibilidades de éxito.

La posibilidad de derivar algunas necesidades tecnológicas a servicios externos también permitirá a la empresa vincular su éxito a la innovación, buscando siempre mejoras en los procesos y sus productos, estudiando las principales tendencias e innovaciones del mercado y tratando de implementar la mejor tecnología, los mejores profesionales y la mejor estrategia.

La decisión de una empresa de externalizar algunas de sus necesidades tecnológicas no es un simple trámite. Las pymes deben considerar esos servicios tan importantes como las acciones que realiza internamente, y es por ello que debe integrarlas en su dinámica de trabajo como si fueran propias. El outsourcing no puede ser un anexo a la empresa que funciona de forma independiente, sino un complemento que forma parte del engranaje diario y se introduce en la estrategia para la consecución de los objetivos globales.

Por todo ello es importante que las pymes estudien de forma detallada qué servicios desean externalizar, qué proveedores son los más adecuados y de qué manera vamos a integrar todo en el conjunto del negocio.  En términos tecnológicos, hay servicios que cuentan con un alto grado de externalización y que se pueden concentrar en grandes bloques:

• Outsourcing informático: es uno de los más requeridos por muchas pymes y consiste en la externalización, por ejemplo, de servicios de mantenimiento informático, mantenimiento de web y software, cloud computing, seguridad informática, dispositivos informáticos y, en términos generales, cualquier proceso relacionado con los sistemas informáticos.
• Comunicación y movilidad: se trata de otro servicio muy externalizado desde hace años, y totalmente integrado en el día a día de las pymes. La externalización de la telefonía fija y móvil o la conexión a la red de dispositivos fijos y móviles son algo muy común en cualquier pyme, y siempre se gestiona a través de operadoras externas que cuentan con servicios exclusivos para empresas.
• Servicios BPO: se trata del Business Process Outsourcing, servicios tecnológicos totalmente relacionados con el negocio. Los más comunes suelen ser los relacionados con la administración y finanzas, como la aplicación de la tecnología para el análisis financiero y la contabilidad; y otros como el soporte a técnicos y a clientes, call centers o gestión documental.
• Logística: en función del tipo de empresa, la externalización de servicios de logística es muy importante. Nos referimos, por ejemplo a la contratación de software para gestionar el stock de productos, o a la tecnología y software que interviene en el manejo de ese stock. Estos servicios reducen el tiempo de dedicación de los profesionales internos a la vez que mejoran la gestión del almacenamiento y la rapidez en la gestión de pedidos.
• IT para la industria: en este apartado incluimos la tecnología y software contratada para la producción, con sistemas de ingeniería industrial que en ocasiones son, en parte, gestionados por profesionales externos, por lo menos en la introducción e implementación de la tecnología, la formación de profesionales y un servicio de soporte y mantenimiento permanente.

Con una buena aplicación, se estima que el outsourcing puede conseguir una reducción de entre el 20% y el 60% de los costes de los procesos en los que interviene, con todos los beneficios que supone para pequeñas y medianas empresas que trabajan por lograr una máxima eficiencia para llegar a sus objetivos de negocio.