¿Qué es el código QR de las facturas y para qué va a usarse?

El código QR en las facturas marcará un antes y un después. Su inclusión es una de las obligaciones clave que ha planteado la Unión Europea para luchar contra la morosidad, entre otros objetivos. Para aprovechar la novedad al máximo y saber cómo usarla, en esta entrada, explicamos los detalles esenciales.

Facturación electrónica y transformación digital en las empresas

La apuesta de las autoridades por la factura electrónica está fuera de toda duda. Pese a que estamos obligados a utilizarla desde 2015 si somos proveedores de alguna administración, ahora la imposición se extiende a todo el sector privado. Esto supone un cambio sustancial para empresas y autónomos, que ganan en agilidad.

El nuevo documento debe contener los mismos campos que una factura en papel y se transmitirá por medios informáticos. De un modo sencillo, se simplifican los trámites, se agilizan y se facilita la verificación de los datos.

Se trata de un avance en materia de transformación digital de las empresas, un fenómeno imparable. Si queremos entender cómo afecta a nuestro negocio, en Cámara Madrid hemos realizado un informe completo al respecto. Gracias a sus datos e información, será más fácil aprovechar oportunidades que antes pasaban desapercibidas.

Os tenéis que acostumbrar a que las facturas tengan un código QR

Reglamento de facturación europeo

Con el reglamento europeo de facturación se establece un marco jurídico armonizado para los Estados miembros. Su finalidad es dar una serie de pautas, requisitos y obligaciones para garantizar la transparencia y la eficiencia en las transacciones comerciales y fiscales.

Se implantan determinadas obligaciones para quienes tengan que emitir facturas. Algunas de las más importantes son las siguientes:

La factura se creará mediante una aplicación informática.
El formato digital elegido tiene que ser legible.
El acceso al documento estará garantizado de múltiples maneras (visualización, búsqueda, copia, descarga o impresión).
La autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas debe asegurarse. Esto se llevará a cabo por medio de controles de gestión por parte de las empresas. Un ejemplo es la creación de una pista de auditoría para trazar el documento.
Es preciso conservar la base de datos utilizada para generar la factura.

Para conocer las novedades en profundidad y aprovecharlas, en nuestra guía sobre facturación digital descubrimos todo lo que hay que saber. En ella explicamos la situación actual en Europa, las ventajas que ofrece y cómo hacer frente a los cambios.

De entre todas las disposiciones, una de las más interesantes es el uso de códigos QR. Con ellos se pretende implementar una forma de verificar varios aspectos, como si se cumplen las obligaciones con Hacienda. También ayuda a comprobar si se ha contabilizado de manera apropiada los datos del documento.

Código QR de las facturas

El código QR (quick response code) es un tipo de código de barras bidimensional empleado para almacenar información de forma eficiente. Además, su lectura es muy rápida, ya que basta con un teléfono inteligente o una tableta provista de cámara. Asimismo, puede incluir una URL y otros datos.

En cualquier caso, es un elemento crucial para el avance de la digitalización y del control fiscal de las transacciones. Escanear el código permite verificar la autenticidad de una factura y que cumple con los estándares actuales.

Existen diferentes datos que debe mostrar:

NIF de quien expide la factura.
Número de serie y de expedición.
Fecha en la que se ha creado.
Importe total a pagar.

Igualmente, el reglamento indica el formato de los códigos QR. Su tamaño será de 30 x 30 y 40 x 40 milímetros y seguirá las especificaciones de la norma ISO/IEC 18004. Todo un avance en cuanto a estandarización.

¿Cómo usará Hacienda la información del código QR?

Hacienda busca prevenir que se lleven a cabo fraudes. Los cambios introducidos sirven para impedir o dificultar la producción de programas informáticos que manipulen datos contables. Esto se consigue mediante una serie de especificaciones técnicas que los sistemas utilizados para generar las facturas tienen que cumplir.

También se simplifica la detección de irregularidades y fraudes fiscales. Dado que solo se ofrecen datos que garanticen la autenticidad de la factura, es más difícil engañar al fisco. Por ejemplo, no será tan sencillo crear un sistema de doble contabilidad con el fin de ocultar información.

Eso sí, los códigos no contendrán datos sensibles sobre el negocio, ya que se limita a albergar aquellos de carácter fiscal o contable.

Otro aspecto relevante que buscan desde la Aeat es el desarrollo de nuevos sistemas de facturación. La agencia reconoce que la aplicación de los avances tecnológicos en el tejido empresarial español no es homogénea. En consecuencia, se pretende simplificar la adopción de soluciones en todas las empresas, desde autónomos hasta las más grandes.

Sin embargo, dar el paso hacia la digitalización puede ser complicado. Hay distintas preguntas que cada negocio tiene que contestar. ¿Por dónde empezar? ¿Qué pasos seguir? ¿Cuáles son las mejores herramientas? Gracias a la guía sobre transformación digital que hemos redactado en Cámara Madrid, el procedimiento es más fácil.

Pagos de facturas: ¿Es el fin de los retrasos en cobrar?

Junto con lo anterior, la Unión Europea y Hacienda quieren frenar la morosidad. Según el reglamento, el plazo máximo para realizar el pago de una factura será de 30 días. La disposición trata de solucionar los problemas de liquidez temporal que tienen muchos negocios, sobre todo los más pequeños.

Asimismo, al digitalizar los documentos, se evitan retrasos en su entrega y se dificulta su pérdida. Siempre existirá un método de recuperación y hay varios canales para los envíos, como el correo electrónico. Por tanto, el tejido empresarial español conseguirá una mejora que es muy necesaria.

Con el código QR en las facturas se introduce una novedad de gran importancia. Es un avance en cuanto a digitalización, pero también impacta en otras áreas. Dificultará el fraude fiscal, simplificará la verificación de la información y contribuirá a reducir la morosidad. En Cámara Madrid queremos dar a conocer estos y otros cambios, por lo que hemos elaborado numerosas guías e informes. ¡Descubre cómo te ayudan a mejorar tu negocio!