Guía sobre la normativa ISO y la Homologación de Proveedores

Según nota de prensa emitida por AENOR el 14 de septiembre de 2020, entidad de certificación de referencia en España, nuestro país se mantiene entre los diez primeros del mundo en la clasificación de las doce principales certificaciones y ha subido en el ranking en la mayoría de ellas. Así lo revela el informe de la Organización Internacional de Normalización (ISO), correspondiente al ejercicio 2019.

¿Qué son las normativas ISO?

ISO es una red mundial que identifica qué normas internacionales son requeridas por el comercio, los gobiernos y la sociedad, las desarrolla conjuntamente con los sectores que las van a utilizar, las adopta por medio de procedimientos basados en contribuciones nacionales proveniente de múltiples partes interesadas y las ofrece para ser utilizadas a nivel mundial.

Las normas ISO están basadas en un consenso internacional conseguido de la base más amplia de grupos de partes interesadas. La contribución de expertos proviene de aquellos más cercanos a las necesidades en materia de normas y de los resultados de su implementación. De esta manera, aunque voluntarias, las normas ISO son muy respetadas y aceptadas a nivel internacional por sectores públicos y privados.

ISO, una organización no gubernamental, es una federación de organismos de normalización nacional provenientes de todas las regiones del mundo; uno por país, incluyendo países desarrollados y en vías de desarrollo, y países con economías en proceso de transición.

Cada miembro de la ISO es el principal organismo de normalización de su país. En España es AENOR. Los miembros proponen las nuevas normas, participan en su desarrollo y ofrecen el apoyo, conjuntamente con la Secretaría General de la ISO, a los 3000 grupos técnicos que actualmente desarrollan las normas.

El informe ISO de 2019, refleja un incremento general de un 3.8 % frente a 2018.

En 2019 se certificaron casi 2 millones de centros en el mundo y 100.000 en España, lo que demuestra que las empresas e instituciones ven en la certificación una eficaz herramienta de mejora de su competitividad, que contribuye a generar confianza.

¿Cuáles son las certificaciones más importantes?

Las certificaciones más extendidas son la Gestión de la Calidad ISO 9001, de Gestión Ambiental ISO 14001 así como la de Salud y Seguridad en el Trabajo ISO 45001. No utilizan expresamente la palabra homologación de proveedores, pero sí hacen mención a la necesidad de conocimiento del proveedor, su capacidad para cumplir los requisitos del sistema y por lo tanto su evaluación y calificación previa, aplicación de criterios de selección de contratistas en los procesos de compra y obligación de conservar la información documental, que en definitiva no deja de ser otra cosa que los profesionales de la función de compras denominamos homologación de proveedores.

Otra cosa es si los procedimientos de homologación de proveedores que tenemos establecidos en nuestras empresas cubren convenientemente los requerimientos de las normas con el fin de poder certificarnos en alguna de las normas antes referida o si ya tenemos la certificación poder mantenerla.

¿Tiene mi empresa que cumplir con la normativa?

¿Por qué es “bueno” cumplir con todos estos requerimientos normativos?

¿Porque es la única manera que mi empresa pueda certificarse en alguna de estas Normas y poder así estar homologada para ofertar servicios o productos a determinados clientes?

¿O porque mi empresa ya está certificada y si el área de Compras o Calidad no se preocupa y ocupa de estos requerimientos en cuanto a los proveedores, mi empresa puede perder la certificación y me van a señalar como culpable?

Si esas son las razones por las que estás leyendo este artículo, no sigas. De verdad. No merece la pena que pierdas el tiempo.

Si la Organización a la que pertenecemos decide implantar alguno de los 3 sistemas de gestión mencionados es, o debería ser, porque de verdad sus empleados están convencidos que con ello va a:

mejorar sus procesos y eliminar los costes de la ‘no calidad’, contribuyendo a la mejora continua.
y/ o van a prevenir riesgos laborales a las organizaciones y por lo tanto accidentes de sus trabajadores.
y/o van a prevenir los impactos ambientales y de verdad utilizar los medios necesarios para evitarlos, reducirlos o controlarlos.

Si además de todo lo anterior, eso “vende” a sus accionistas, clientes y sociedad en general, fantástico, pero nunca debería ser el primer objetivo sino una grata consecuencia.

Según una encuesta realizada el 14 de Abril de 2020 por la Asociación Internacional para la Gestión Comercial y de Contratos, el 78 % de los miembros que respondieron informaron que, debido al COVID, habían experimentado interrupciones y otros problemas en sus cadenas de suministro.
Considerando que en algunos sectores el peso de los proveedores supone el 40-60% de las ventas, asegurar las fuentes de suministro es clave para poder dar servicio a nuestros clientes.

Muchos proveedores están desaparecidos. La materia prima escasea o simplemente no hay. El precio ha pasado a segundo o tercer plano. Hoy en día, más que el precio lo que se busca es la garantía de suministro y esto sólo se consigue con una buena metodología de homologación que permita disponer del proveedor adecuado en el momento preciso.

Las normativas ISO en el futuro cercano

El mercado proveedor está en continua evolución, en continuo cambio y la pandemia ha acelerado su ritmo evolutivo.

Hay proveedores que han tenido que cambiar mucho para que nada cambie en la relación con sus clientes, es decir han tenido que adaptarse rápidamente a la nueva situación para mantener sus compromisos de entrega, encajar anulaciones de pedido, incrementos inesperados…

El mercado comprador está premiando esa capacidad de adaptación de sus proveedores, su flexibilidad, compromiso y a veces incluso creatividad.

Se empieza a valorar más la proximidad de las fuentes de suministro, a los proveedores que nos informan y anticipan las situaciones de riesgo. A aquellos que disponen de protocolos y planes de contingencia ante posibles positivos de su personal para evitar paradas de producción.

En definitiva, como decía, nos hemos dado cuenta que dependemos de nuestros proveedores mucho más de lo que pensamos. Hay muchos más mercados proveedores de los que pensamos dentro de nuestras fronteras.

Y los sistemas de homologación tienen que ser más ágiles y aportar valor, potenciando las fuentes de búsqueda de suministro.

La homologación de proveedores tiene que dejar de ser la asignatura pendiente de los departamentos de compras para convertirse en una función estratégica.