¿Cuánto tiempo debemos conservar los documentos?

El pasado 30 de junio finalizó el plazo de la moratoria concursal para empresas y autónomos con problemas de solvencia en España. Aunque, pese al vencimiento del plazo de la moratoria, aún falta la aprobación definitiva del proyecto de ley de reforma de la Ley Concursal.

Esta moratoria fue una de las medidas del Gobierno para la recuperación económica tras la crisis del COVID-19. Las compañías con dificultades para pagar sus deudas que quieran mantener su actividad y no caer en quiebra, deben solicitar el concurso por parte de los acreedores dentro de los dos meses siguientes, contados desde el 1 de julio. Probablemente, muchos de estos procesos terminarán en la liquidación de sociedades mercantiles. Por lo que una considerable cantidad de administradores concursales deberán prever la gestión de la custodia de documentos de empresas en liquidación.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos?. Los plazos varían en función de los ámbitos en los que nos movamos: mercantil, fiscal o penal. En el ámbito penal el plazo de prescripción lo rige, como es lógico, el Código Penal que en su artículo 131.1 nos habla de la prescripción de los delitos. Este artículo dicta que el plazo es de cinco años a contar desde la comisión del delito fiscal.

Para los ámbitos fiscal y mercantil acudiremos a un tipo documental común en toda empresa: los libros de contabilidad.

En el ámbito contable, todo empresario está sujeto al Código de Comercio, concretamente a su artículo 30 dice “Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”.

Los administradores concursales también están sujetos a este Código de Comercio ya que, si seguimos leyendo el citado artículo 30, se dice que “En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo”. Así pues, según la normativa mercantil, se debe custodiar la documentación al menos durante 6 años. Y decimos “al menos” puesto que se trata de un plazo de prescripción, que no de caducidad, que puede ser interrumpido en cualquier momento por la Administración.

En el ámbito fiscal la Ley General Tributaria (LGT) en su artículo 66 nos habla de los plazos de prescripción. En dicho artículo se reconoce el derecho de la Administración a liquidar, a recaudar y a sancionar, pero también es reconocido el derecho del obligado tributario a solicitar y obtener devoluciones, en el plazo de cuatro años.

Sin embargo, en el momento en que se procede a investigar delitos fiscales con Hacienda y se inicia el trámite judicial, el plazo de cuatro años se congela y deja de computar.

Continuando la lectura del artículo, en el 66 bis, se da la facultad a la Administración de comprobar e investigar y determinar la deuda tributaria y nos hablan de un plazo de “prescripción de 10 años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario establecido para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al ejercicio o periodo impositivo en que se generó el derecho a compensar dichas bases o cuotas o a aplicar dichas deducciones.” También en el artículo 115 de la LGT se reconoce que “la Administración Tributaria podrá comprobar e investigar los hechos, actos, elementos, actividades, explotaciones, negocios, valores y demás circunstancias determinantes de la obligación tributaria para verificar el correcto cumplimiento de las normas aplicables”. Es decir, que se diferencia entre la prescripción de los créditos fiscales y la facultad de la Administración para comprobar operaciones o actividades realizadas por el obligado tributario en períodos ya prescritos, pero que surtan efectos en ejercicios no prescritos. En definitiva, que la prescripción del derecho a liquidar (4 años) no afecta al derecho a comprobar e investigar (artículo 66.bis LGT).

Entonces, ¿a qué ley se deben atener los administradores concursales para conservar la documentación de las empresas liquidadas?

La respuesta es sencilla: durante el período más amplio al que por cualquier normativa (mercantil, fiscal o penal) se vean obligados.

En términos generales y sin contar con las excepciones o salvedades que se pueden dar, hablaremos de los siguientes plazos:

Ámbito Fiscal: 4 años
Ámbito Penal: 5 años
Ámbito Mercantil: 6 años

El plazo más amplio de conservación de la documentación, que con carácter general se establece, es de seis años desde el último asiento en los libros. Es pues, a este plazo al que, con carácter general, nos debemos atener. Aunque, para prestar servicio a administradores concursales, se sugiere que la conservación se mantenga entre 6 y 10 años.