Claves para seleccionar un buen servicio de digitalización de facturas

La digitalización de facturas: una necesidad urgente para 2025

Si tu empresa aún no cuenta con un sistema para digitalizar facturas, es el momento de considerarlo. A partir de este año 2025, la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude exigirán el uso obligatorio de la facturación electrónica en España.

Esta transformación no solo moderniza la gestión documental, sino que también permite reducir costes y mejorar la seguridad en el manejo de información financiera. La digitalización de facturas es un paso clave hacia la modernización empresarial, facilitando la automatización de procesos y el ahorro de tiempo en tareas administrativas.

La factura electrónica tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero se genera, envía y recibe de forma digital. Esta característica permite optimizar el tiempo y los recursos dedicados a la gestión administrativa.

Es importante tener en cuenta que, para que una factura electrónica sea válida, el destinatario debe haber aceptado previamente este formato. En España, el Real Decreto 1619/2012 regula tanto las facturas tradicionales como las digitales, especificando los datos esenciales que deben contener, los tipos de factura (ordinaria o simplificada) y las garantías que aseguran su legibilidad, autenticidad e integridad.

Cómo elegir un proveedor de facturación electrónica

Con la obligatoriedad de la facturación electrónica a la vista, resulta fundamental elegir un proveedor especializado que garantice una transición segura y eficiente. Además, esta digitalización no solo optimiza los flujos de trabajo internos, sino que también contribuye a la lucha contra el fraude fiscal, al proporcionar mayor transparencia en las transacciones económicas.

Las facturas electrónicas presentan múltiples ventajas. Además de agilizar el intercambio de información entre empresas, permiten automatizar procesos y ofrecen mayor seguridad gracias a la incorporación de firmas digitales con certificados cualificados.

En cuanto a los formatos, existen facturas estructuradas (como XML, UBL o EDIFACT), que pueden integrarse directamente en los sistemas contables, y facturas no estructuradas (como el formato PDF), que requieren herramientas adicionales como OCR para ser procesadas automáticamente. Elegir un proveedor que maneje ambos formatos garantizará la compatibilidad con las plataformas internas de tu empresa y el cumplimiento de la normativa vigente.

Seleccionar un proveedor de digitalización de facturas es una decisión estratégica que influye directamente en la eficiencia de los procesos internos y en el cumplimiento legal. Es recomendable optar por empresas con experiencia y trayectoria contrastada, ya que esto suele ser garantía de soluciones eficaces y seguras.

También es importante que el proveedor garantice la interoperabilidad de su solución con tus sistemas actuales, permitiendo una integración fluida y sin interrupciones en los procesos diarios. Además, considerar la estabilidad financiera del proveedor y su capacidad de innovación tecnológica puede prevenir problemas futuros derivados de sistemas obsoletos o falta de actualizaciones.

Al evaluar un servicio de digitalización de facturas, conviene asegurarse de que incluya funcionalidades que automaticen los flujos de trabajo, así como que cumpla con las normativas legales en autenticidad, integridad y legibilidad.

Un soporte técnico eficiente y un mantenimiento continuo son aspectos igualmente importantes, ya que garantizan el correcto funcionamiento del sistema y la resolución rápida de cualquier incidencia.

Además, es recomendable que el proveedor diseñe un plan de implementación claro, que incluya la formación del personal para facilitar la adopción de esta nueva tecnología.

Por último, los acuerdos de nivel de servicio (SLA) son una herramienta valiosa para garantizar la disponibilidad de la solución, su actualización constante y una gestión proactiva de riesgos.

Optar por un modelo SaaS que integre soluciones tecnológicas avanzadas puede ser una excelente opción para garantizar la escalabilidad y el crecimiento sostenible de tu empresa.

Elegir un proveedor que combine experiencia, tecnología innovadora y compromiso a largo plazo te permitirá incorporar la facturación electrónica de forma eficiente y segura, sentando las bases para una gestión empresarial moderna y adaptada a las exigencias del mercado actual.

Empresas como Normadat, proveedor homologado de TIC Negocios, ofrecen herramientas especializadas en digitalización de facturas, así como soluciones específicas como CAPIA, que recoge facturas no estructuradas y las integra con el ERP, optimizando flujos de trabajo y garantizando el cumplimiento normativo.