La factura electrónica representa ventajas tanto para autónomos y pymes como para grandes empresas. Es una innovación que agiliza el trabajo, reduce el gasto de papel y la posibilidad de cometer errores. Igualmente, fomenta la coordinación y centralización de datos.
Además, para impulsar la implantación de la facturación digital, el Gobierno de España ha lanzado una aplicación que genera facturas electrónicas con formato Facturae. En este artículo, desglosamos aspectos para comprender este recurso. No olvidéis echar un vistazo a nuestras guías y los informes descargables.
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como la Ley Crea y Crece, va a forzar al tejido empresarial a acelerar la transición digital hacia este nuevo modelo. No obstante, habrá que esperar a que comience a aplicarse el reglamento para desarrollar esa norma.
Para facilitar este paso, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha creado la citada herramienta o formulario sin coste alguno. Permite a las pequeñas y medianas empresas, así como a los autónomos, generar facturas electrónicas y enviarlas a sus respectivos destinatarios. El desarrollo tiene como objetivo facilitar el cumplimiento de la obligación de digitalizar las facturas. También se quiere garantizar la sencillez tanto al emitirlas como al recibirlas y notificar su estado.
Respecto a otras cuestiones marcadas por la normativa, habrá que notificar los puntos de emisión y recepción, ya sean públicos o privados. No obstante, si no se informa, se dará por hecho el uso de la plataforma pública. En definitiva, hay una serie de pautas a cumplir, que pasamos a analizar con más detalle a continuación.
Las regulaciones actuales imponen la obligatoriedad de adoptar la factura electrónica en diversos sectores empresariales. Los empresarios y profesionales deben expedirlas y entregarlas por las operaciones en el desarrollo de su actividad, siendo el destinatario un empresario o profesional. Se excluyen de este requisito los no residentes en España.
Empresas y autónomos tendrán la opción de enviar y recibir estas facturas mediante una plataforma privada o a través de la solución pública proporcionada por la AEAT. Aquellos que opten por la plataforma privada deberán enviar una copia a la solución pública. Aquellos que no indiquen expresamente el uso de una plataforma privada serán automáticamente asignados a la plataforma pública por defecto.
Las plataformas privadas, por su parte, deberán asegurar la interconexión tanto con otras plataformas privadas como con la pública. En caso de no lograrlo, deberán remitir las facturas a la solución pública en un plazo de un mes desde la recepción de la solicitud.
La implementación de sistemas de facturación electrónica puede ser un proceso complejo. Habrá que seguir unos pasos que implicarán un cierto periodo de adaptación. Llevar a cabo esta transición sin contratiempos, garantizando una integración efectiva en las operaciones diarias, supone que el empresariado entienda bien el proceso y sus requisitos.
Es posible que, durante algún tiempo, esto conlleve aumentar los trámites administrativos y la carga de trabajo en las áreas contables. No obstante, el objetivo final es agilizar los procesos, acortar los tiempos y facilitar los pagos en plazo. Es decir, se busca evitar morosidad y falta de cumplimiento de compromisos de pago, al tiempo que se aumenta el control. Sumado a esto, también se busca reducir el consumo de papel, con lo que ello implica en sostenibilidad.
La citada herramienta digital gratuita creada por el Gobierno de España está destinada a simplificar el proceso de facturación electrónica. Proporciona soluciones accesibles y eficientes para las pymes y autónomos.
Desarrollado mediante software de código abierto, este programa está diseñado especialmente para:
La última versión, Gestión de Facturación Electrónica 3.4, presenta mejoras en comparación con su predecesora:
La puntualidad en la presentación de información es esencial. Las empresas y profesionales que superen los 8 millones de euros en facturación anual deben digitalizar sus facturas en un plazo de un año a partir de la entrada en vigor del Real Decreto. En el caso de las empresas con ingresos menores, el plazo se extiende a dos años. Con respecto a los requisitos de información sobre las facturas hay otras obligaciones. Aquellas empresas con una facturación inferior a los 6 millones están exentas de cumplirlas hasta los 36 meses. Mientras, los profesionales con ingresos por debajo de los 6 millones tienen un plazo de 48 meses.
Estos criterios de información sobre las facturas requieren que los destinatarios notifiquen su aceptación o rechazo. Han de indicar la fecha correspondiente, el pago total efectuado junto con su fecha, la aceptación o rechazo parcial y su fecha respectiva.
Otros datos son los pagos parciales, incluyendo el importe y la fecha, así como la cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago. Hay que especificar la identificación del cesionario y la fecha de cesión. Esta información debe ser comunicada en un plazo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales.
La AEAT generará estadísticas sobre morosidad utilizando los datos provenientes de las facturas. Además, enviará dicha información al Observatorio Estatal de Morosidad Privada, que anualmente elaborará una lista de empresarios o profesionales que no cumplan con los plazos de pago establecidos.
En resumen, la factura electrónica va a establecer mecanismos más ágiles y seguros para el pago y control contable. Supone una modernización del tejido empresarial, que con ello tiende a una mayor eficiencia de los procesos contables y financieros. Además, el Gobierno está facilitando la transición con una herramienta de software libre. Si estáis interesados en conocer más opciones gracias al uso de las tecnologías, poneos en contacto con Cámara Madrid. También podéis descargar nuestras guías y variados informes.
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