Ley Antifraude: impacto en la gestión de contabilidad y facturación

¿Te preocupa que tu empresa pueda estar expuesta a fraudes o manipulaciones en la contabilidad y facturación? 

Pues bien, la sombra de los problemas fiscales acecha de forma constante a miles de negocios, generando cuantiosas pérdidas no solo económicas, sino también reputacionales. 

Es por eso, que la Ley Antifraude irrumpe en el 2021 como una herramienta para combatir las prácticas nocivas. Sin embargo, su implementación genera dudas e incertidumbres entre las personas, quienes se preguntan: ¿Cómo incide en la gestión contable y de facturación de mi empresa? 

El objetivo de este artículo es guiarte a través de los cambios necesarios para que te adaptes a la normativa, garantizando la transparencia y seguridad en tus procesos financieros. 

¿Qué es la ley antifraude? 

La Ley Antifraude, también conocida como Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, tiene un impacto significativo en los procesos internos de gestión y en los programas informáticos utilizados para facturación y contabilidad. 

La normativa aborda una amplia gama de áreas que van desde las transacciones con criptomonedas hasta los pagos en efectivo, pasando por situaciones específicas como las sucesiones y asuntos relacionados con jurisdicciones no colaborativas. 

De ahí que es clave que los programas de gestión que manejan todos los procesos contables y de facturación cumplan con ciertos estándares para evitar cualquier irregularidad en su funcionamiento.  

Dentro de las novedades que presenta, se encuentra el Reglamento de la Ley Antifraude o Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación, establecido mediante el RD 1007/2023, de 5 de diciembre. 

El mismo define una serie de requisitos que deben cumplir los programas de facturación para asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas. 

Recordemos que la actualización del software antifraude se puso en marcha el 11 de octubre de 2021 y a partir del 1 de julio de 2025, será obligatorio que los usuarios cuenten con programas completamente adaptados.  

Claves de la Ley Antifraude 

Después de la publicación del nuevo Reglamento el pasado mes de diciembre, es importante tener en cuenta varios aspectos que impactan en los programas informáticos:  

Por ejemplo, los softwares de facturación deben cumplir una serie de requisitos para avalar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros que realicen. 

Así, cada transacción comercial produce una factura que se registra en el sistema informático. Por lo tanto, es obligatorio que el software guarde estos archivos de manera que los datos estén protegidos y enviarlos al sistema de emisión de facturas verificables (VeriFactu). 

También los sistemas informáticos de facturación pueden remitir de forma automática todos los registros a la Agencia Tributaria o, en su defecto, guardarlos con su firma correspondiente para su disponibilidad cuando sea requerida por la Administración. 

Esta regulación se aplicará a todos los contribuyentes que usen software de facturación a partir del 1 de julio de 2025.  Por otro lado, los desarrolladores tienen nueve meses desde la publicación de la Orden Ministerial para ofrecer productos adaptados al nuevo Reglamento. 

Requisitos del software antifraude 

Para cumplir con los requisitos de la Ley Antifraude, el software de facturación debe satisfacer una serie de requisitos. Entre ellos, se encuentran: 

• Integridad. Poder reconocer la información contable necesaria para emitir facturas y otros documentos comerciales. Además, permitir, crear, consultar, descargar y enviar estos documentos de manera que se garantice su autenticidad e integridad, evitando cualquier modificación por parte de terceros. 
• Conservación. Es fundamental que el informe producido se conserve en el sistema de manera permanente, impidiendo su eliminación.
• Accesibilidad. La información debe estar siempre a la mano para los usuarios autorizados, que cuentan con roles específicos que regulan su acceso según lo establecido en el Reglamento General de Protección de Datos. 
• Legibilidad. Hay que cumplir con los estándares necesarios para que la información sea almacenada, exportada y utilizada de manera efectiva.
• Trazabilidad. Para ello, es clave tener la alternativa de rastrear todos los procesos de venta y compra, registrando la participación de cada usuario en la creación de documentos, incluyendo fecha, hora y todo lo relacionado.
• Inalterabilidad. Es importante evitar omisiones o cambios en los registros, manteniendo una base de datos detallada de todas las modificaciones efectuadas en cualquier documento, junto con la fecha, el usuario y la IP desde la que se llevaron a cabo. 

Además, es importante almacenar una copia exacta de todas las versiones anteriores de los documentos, incluso en caso de eliminación de elementos. 

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Como ya mencionamos, a partir del 1 de julio de 2025, está programado que inicie el periodo sancionador de la Ley Antifraude.  

Para cumplir con lo establecido en el texto legal necesitarás tener un software certificado que cumpla con los estándares de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.  

Por eso ABAST es tu socio tecnológico ideal, ya que cuenta con un equipo de expertos listos para acompañarte en tu proceso de adaptación, con soluciones y servicios acreditados para garantizar el cumplimiento del nuevo reglamento. 

De hecho, la empresa tiene una amplia experiencia que suma 40 años dedicada al mercado de la implantación de soluciones para la automatización de la gestión de facturas de proveedores y cuentas por pagar.  

Si necesitas otras asesorías sobre este tema, te invitamos a explorar las opciones disponibles en el portal de proveedores tecnológicos autorizados.   

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