¿Quieres más tiempo para lo importante? Descubre cómo la externalización puede transformar tu negocio

¿Cuántas horas a la semana dedicas a tareas que no te aportan valor directo a tu negocio? Imagina tener más tiempo para innovar, para conquistar nuevos mercados, para dedicarte a lo que realmente te apasiona.

Suena bien, ¿verdad? La externalización de procesos de negocio (BPO) te permite hacer precisamente eso. Delegando tareas administrativas y operativas a expertos, puedes concentrarte en las actividades que generan valor para tu empresa, como el desarrollo de nuevos productos o la mejora de la experiencia del cliente.

Es como tener un especialista que se encarga de todas las tareas aburridas y repetitivas, dejándote a ti libre para enfocarte en lo que aporta valor a tu negocio.

¿Qué es la externalización?

Toda empresa busca alcanzar las mejores prácticas empresariales posibles. El modo de lograr llegar a ellas difiere. Todo depende de muchas variables, situaciones de partida, inercia en la manera de trabajar, etc. Sin embargo, la meta es común a todas: lograr la mayor eficiencia y productividad posible en las operaciones empresariales y alinearlas a los objetivos del negocio.

Un buen camino para lograr esta efectividad es hacer caso al dicho de “zapatero a tus zapatos” y delegar tareas administrativas y operativas a empresas especialistas.

La externalización de ciertos procesos del negocio te permite centrarte en las tareas importantes que aportan valor y delegar aquella que son más una carga de trabajo que se debe sacar adelante pero que no impulsan hacia la excelencia.

¿Te suenan las siglas BPO? Se refieren a la externalización de procesos empresariales por sus siglas en inglés. Es una modalidad que implica contratar a un proveedor externo para que realice una tarea determinada.

Esta modalidad surgió hace mucho con las empresas de manufacturas, pero hoy en día la gran mayoría de empresas tiene externalizado algún proceso. Sea la función que sea.

Si externalizas, ahorras.

Es así de simple. El ahorro de costes en determinadas áreas puede ahorrarte mucho dinero.

No vas a necesitar un equipo interno que realice la tarea y, además, la empresa que contrates será especialista en realizarla. Ahorras costes de contratación, espacios, suministros etc. y sustituyes todo eso por una empresa especializada con experiencia y recursos específicos.

Dejas de dedicar tiempo a tareas secundarias para dedicarlo a las principales. Tus recursos van a ir destinados a las áreas que impulsan tus competencias y objetivos centrales.

Y, además, con la externalización de procesos consigues acceso a recursos especializados con experiencia e infraestructura tecnológica que te otorgan una significativa ventaja competitiva.

¿Qué procesos puedo externalizar?

Todo esto es muy bonito e incluso puede que lo hayas leído decenas de veces. Pero ¿cómo se empieza la externalización? ¿Cuáles son los procesos que puedo externalizar?

La externalización de procesos suele ir enfocada a tareas que toda empresa necesita hacer pero que no son su motivo central. Estos procesos son generalmente los relacionados con la administración o con el back office.

Solo externaliza lo que te quita tiempo y no aporta valor.

Antes de tomar una decisión, plantéate preguntas como las siguientes para definir si la externalización es una buena opción para tu negocio.

¿Necesito tecnología punta, conocimientos y habilidades especializadas en las que no puedo invertir ahora?
¿Las tareas que quiero externalizar son muy repetitivas y exigen mucho tiempo productivo? ¿Le restan tiempo y dedicación a nuestras actividades principales?
¿Necesito más personal o capacidad operativa para entregar los encargos, servicios o productos de manera oportuna o rentable?
¿Son estas tareas tediosas pero indispensables las que distraen a mis empleados de responsabilidades de mayor valor agregado?

Si la respuesta a estas cuestiones es sí, es el momento oportuno para decidir la implementación del outsourcing.

Como pista, las áreas más comunes para externalizar suelen ser estas:

Contabilidad.
Gestión documental.
Soporte administrativo, incluyendo cuentas por pagar, nómina y otros
Marketing y relaciones públicas
Call center
Soporte al cliente y soluciones para gestionar las quejas de los usuarios eficientemente.
Servicios legales
Logística y transporte, incluyendo picking y packing
Tecnología (desarrollo web y de aplicaciones, soporte técnico y mantenimiento)

Cómo elegir un proveedor

Vale, si ya tenemos una idea de que proceso podríamos externalizar, es momento de definir una estrategia. ¿Cómo se hace eso?

Lo primero planifica y diseña una metodología de implementación, para que su impacto sea positivo para los empleados y clientes.

En este sentido, el outsourcing debe facilitar el trabajo de los directores y colaboradores, no dificultarlo; tampoco debe añadir más procedimientos a gestionar. La idea es que el personal clave siempre tenga la libertad de enfocarse en las tareas esenciales.

Por otro lado, el outsourcing debe aportar más valor a la experiencia general del cliente con tu empresa. ¡Nunca lo contrario!

A menudo, ni la empresa contratante ni sus clientes perciben el trabajo que hay tras los bastidores del proveedor outsourcing, pero sí aprecian los resultados: servicio de primera, productos de mejor calidad, reducción de costes y un negocio que funciona con eficiencia.

Otro aspecto importante es la comunicación con tus empleados sobre la decisión de subcontratar. Es imprescindible hacer énfasis en cómo el proveedor seleccionado contribuirá al éxito y crecimiento de tu empresa.

Al respecto, la gestión de la transición a la subcontratación puede resultar compleja. Entre otras razones, porque algunos colaboradores pueden tener dudas sobre delegar responsabilidades clave.

Según tus necesidades selecciona al proveedor. No te centres solo en el precio. Las condiciones del servicio que te vaya a brindar son más importantes. Obviamente el precio es un elemento con mucho peso si hemos determinado que también se trata de ahorro de costes. Pero el ahorro tiene muchas aristas. Va a venir de múltiples condiciones y no solo de lo que te cueste el proveedor.

Para encontrar al mejor socio, investiga. Es momento de husmear.

Busca reseñas fiables y consultar proyectos de trabajo ejecutados recientemente. Asimismo, es imprescindible comunicarse con sus clientes para obtener una valoración directa de las soluciones y servicios proporcionados.

Verifica que el partner potencial tenga acceso y ofrezca tecnología punta y que ponga en práctica esquemas y procedimientos actualizados, alineados con las tendencias de la industria.

Aparte de lo anterior, es crítico que esté al corriente de las regulaciones que afectan las áreas en las que se aplicarán las soluciones (impuestos, protección de datos personales, etc.).

Finalmente, decídete por un socio que proporcione soporte técnico, información y orientación continuos y que sus soluciones sean escalables para acompañar la evolución de tu empresa.

La externalización no es solo una tendencia, es una estrategia inteligente para que las empresas alcancen un nuevo nivel de eficiencia y competitividad.

Al delegar tareas no estratégicas, puedes liberar recursos valiosos, reducir costos y enfocarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.

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