Nuevos formatos de archivos por la entrada en vigor de la factura electrónica: plazos, empresas obligadas y multas por incumplimientos

La factura electrónica será obligatoria en los próximos años. Esto implica que empresas y autónomos deben adaptarse a nuevos formatos y sistemas. Sin embargo, aún persiste un cierto desconocimiento al respecto. Para evitar multas, en Cámara Madrid te explicamos los elementos más importantes que debes tener en cuenta.

Nuevos formatos de archivo para la factura electrónica

Uno de los cambios más significativos tiene que ver con los formatos en los que se aceptará la factura. Hasta ahora, existía una libertad total, salvo que la relación fuera entre un negocio y la Administración. En ese caso, desde 2015 es obligatorio facturar de manera electrónica en algún formato que permita trazar y autentificar el documento.

Esta exigencia se va a extender al sector privado, es decir, no podrás emitir una factura en PDF o un documento de Word, por poner dos ejemplos. Tampoco será posible en papel. Entre los formatos permitidos, puedes encontrar los siguientes:

XML.
UBL.
EDIFACT.
Facturae.

Todos ellos comparten que son un formato estructurado, lo que evita posibles falsificaciones. Ten en cuenta que la ley Crea y Crece, que es la que incorpora los cambios en las facturas, busca reducir en la medida de lo posible el fraude. Además, dado que el reglamento aún no está terminado, es posible que se introduzcan otros formatos en la versión final.

Junto con lo anterior, para garantizar que la factura tiene el formato adecuado, va a ser preciso utilizar programas informáticos específicos. Estos deben estar homologados para cumplir con los requisitos de la norma. Asimismo, el Ministerio de Hacienda está preparando una plataforma propia que pondrá a disposición de los usuarios de forma gratuita.

La factura electrónica implica el uso de un programa homologado

Plazos de adaptación a la factura electrónica

Como ocurre con todas las normas, hay un plazo de adaptación para las empresas y autónomos. Este empezará a correr una vez se publique el reglamento de la factura electrónica, que estará listo quizás para finales de 2024. Cuando lo esté, los tiempos serán los siguientes:

Las empresas que facturen más de 8 millones de euros tendrán un año para adaptarse. Es decir, si al final el reglamento se aprueba a finales de 2024, el límite se pondrá en 2025.
Aquellas empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones dispondrán de dos años.

Por tanto, conviene que empieces, sobre todo si eres autónomo, a planificar el proceso de adaptación. Mientras tanto, en Cámara hemos creado una guía para que conozcas la factura electrónica en detalle. En ella hallarás los beneficios que aporta, cómo está el panorama europeo y otros datos que darán una visión completa de la situación.

Empresas obligadas a utilizar la factura electrónica

Todas las empresas, desde las grandes a las pymes, están obligadas a utilizar la facturación electrónica. Por descontado, los autónomos también tendrán que adaptarse. La razón de extender el nuevo modelo al sector privado por completo está relacionada con los objetivos que persigue la ley Crea y Crece.

Se busca impulsar la creación de nuevas empresas y de fomentar el crecimiento de las pymes. La clave reside en que la facturación electrónica acelerará en gran medida diferentes trámites. Más allá de la entrega al comprador de un servicio o producto, se almacenarán de un modo sencillo y no será necesario recurrir a diversos programas informáticos.

Igualmente, se quiere acabar o, al menos, disminuir la morosidad comercial. El documento ganará fuerza a la hora de llevar a cabo reclamaciones, ya que su trazabilidad será mucho más simple. En caso de impago, no tendrás problemas para justificar cuándo mandaste la factura y verificar que la otra parte la recibió.

También se reducen los errores humanos, como introducir mal un dato, lo que lleva a tener que emitir una factura rectificativa. Al usar un programa informático, no solo los trámites son más sencillos, sino que es difícil que te equivoques. Al fin y al cabo, cuenta con toda la información requerida para confeccionar los documentos en tiempo y forma.

Y si quieres conocer qué tendencias despuntan en los negocios digitales, en Cámara contamos con una guía que te da la información que buscas. Te mostramos las principales novedades dentro del ecosistema de las startup y cómo planificar el crecimiento del negocio. De esta manera, mejoras tu toma de decisiones para que la empresa crezca a buen ritmo.

Multas y sanciones por incumplimiento

No cumplir con la entrega de una factura electrónica para 2025 o cuando se acabe el plazo, hará que te impongan una sanción. En caso de no adaptarte de acuerdo con la ley, la multa asciende hasta los 10 000 euros. Además, por cada documento no emitido de forma correcta, tendrás que pagar desde 150 euros hasta el 75 % del importe facturado.

Por consiguiente, conviene adaptarse de manera escrupulosa para no caer en errores fáciles de solucionar. Basta que los datos que incluyas en el documento sean falsos para incurrir en una sanción. Y ten presente que la Administración podrá revisar cada uno que envíes, ya que será obligatorio remitirle una copia.

Recomendaciones para la adaptación a la factura electrónica

Lo ideal es que te adaptes lo más rápido posible, incluso antes de que empiece el plazo de transición. Busca un programa informático homologado para la emisión de las facturas y familiarízate con su funcionamiento. Asimismo, es vital que conozcas la plataforma que, eventualmente, pondrá en marcha Hacienda para el envío de los documentos.

Para facilitar el proceso, planifica el cambio con cuidado y adapta las acciones a tus necesidades. Al fin y al cabo, la situación de una pyme no es la misma que la de una gran empresa o un autónomo que trabaja solo. En cualquier caso, actuar con agilidad es lo más recomendable para evitar multas y retrasos innecesarios.

Como has podido ver, la factura electrónica está cerca. Adaptarse es una obligación que se puede cumplir a través de un programa informático certificado. Así, hacer, enviar o recibir las facturas será mucho más rápido y sencillo. Para estar al día de estas y otras novedades, en Cámara Madrid te mantenemos informado. ¡Descubre el resto de contenidos!