La gestión de los presupuestos financieros en tiempo real, clave en la toma de decisiones

Con el objetivo de mejorar la eficiencia de la gestión financiera de las empresas, reducir errores, acelerar los tiempos de procesamiento y liberar tiempo y recursos para que el personal de finanzas se pudiera enfocar en tareas más estratégicas y de mayor valor añadido, en el año 2010 se creó una plataforma de automatización de Cuentas a Pagar con una fuerte ambición: eliminar todas las barreras para la adopción de la automatización de los procesos de compra y facturación, ofreciendo a las empresas una solución Cloud que automatiza todo el proceso, desde la creación de la orden de compra hasta el pago al proveedor.

Básicamente, esta automatización de cuentas a pagar consiste en la utilización de tecnología y software especializado para agilizar y optimizar la gestión de los pagos a proveedores, reemplazando tareas manuales y procesos tradicionales relacionados con la administración de cuentas por sistemas automatizados y herramientas digitales de las que, precisamente Yooz, proveedor homologado del portal TIC Negocios y expertos en este tipo de soluciones, nos comparten en este artículo sus numerosas características y beneficios:

• Recepción de facturas electrónicas directamente en el sistema, lo que facilita el proceso de revisión y aprobación.
• Digitalización y captura de datos mediante la extracción automática de la información relevante de las facturas electrónicas, evitando la necesidad de entrada manual de datos.
• Envío electrónico de las facturas para su revisión y aprobación a las personas responsables, reduciendo la necesidad de enviar copias físicas.
• Establecimiento de flujos de trabajo predefinidos que dirigen automáticamente las facturas a través de los pasos necesarios para su aprobación y pago.
• Almacenamiento y archivo digital de facturas, pagos y documentos relacionados, lo que facilita la consulta y recuperación de información en cualquier momento.
• Reducción del uso de cheques y agilidad en los tiempos de entrega de fondos mediante el procesamiento de pagos electrónicos a proveedores
• Identificación de duplicados y errores, con lo que se evitan pagos incorrectos.
• Generación de informes y análisis mediante datos y métricas precisas sobre el rendimiento del proceso de cuentas a pagar, lo que deriva en una mejor toma de decisiones y optimización.

Y es que en 2023, en un contexto económico marcado por la incertidumbre y el aumento de los riesgos, la anticipación y la toma de decisiones informadas para las empresas son fundamentales. Esto se ve reflejado en las prioridades para el 2023: el 82 % de los directores financieros tiene previsto cambiar su enfoque presupuestario.

Una herramienta para facilitar la toma de decisiones

En este sentido y con el objetivo de ampliar los límites de la tecnología para ofrecer a los responsables de la toma de decisiones financieras una experiencia de usuario cada vez más optimizada y que les ayude a alcanzar sus objetivos de rendimiento y eficiencia -a pesar de la inestabilidad del mercado- esta solución denominada Yooz Rising ha sido mejorada por Yooz integrando la funcionalidad de gestión del presupuesto, siendo un producto de valor añadido que se ofrece a todas las empresas que utilizan esta plataforma. Esta incorporación permite cumplir con los requisitos de control presupuestario, gestión y reducción de costes de las empresas.

De esta manera, ahora es posible:

• Definir los presupuestos según criterios propios de categoría y periodo presupuestario.
• Controlar los presupuestos en cada paso del proceso “Purchase-to-Pay” (desde la creación de la solicitud de compra hasta la exportación del pago al software de contabilidad o ERP).
• Acceder en tiempo real a la situación presupuestaria (presupuesto ya comprometido, facturado o disponible para cada partida presupuestaria) gracias a la pestaña de control presupuestario.
• Disponer de un panel de gestión presupuestario global, claro e intuitivo para ver todas las categorías y partidas presupuestarias a la vez.

Y es con la integración de esta nueva funcionalidad en el núcleo de Yooz Rising que los directores financieros se benefician de una herramienta capaz de automatizar y asegurar los procesos financieros, al tiempo que logran una visión en tiempo real de la situación presupuestaria de la empresa para optimizar la gestión de la misma y tomar las decisiones adecuadas lo antes posible.

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