Digitalización de procesos y otras claves para sobrevivir en el siglo XXI

En pleno siglo XXI muchas empresas que no hayan digitalizado parte de sus procesos principales están destinadas a cerrar sus puertas.

La transformación digital no es una elección que se toma por moda o capricho.

En pleno siglo XXI muchas empresas que no hayan digitalizado parte de sus procesos principales están destinadas a cerrar sus puertas.

Si no optimizan sus procedimientos están quedándose en una posición de inferioridad frente a otras que sí lo han hecho. Los procesos que no son eficientes son un lastre que hacen perder tiempo y dinero. Y el mercado no perdona.

Continuar con procedimientos tradicionales puede suponer la realización de operaciones menos eficaces, que nos generen un mayor gasto y sobre las que no tengamos un control adecuado que dificulte a futuro la toma de decisiones.

La digitalización de procesos implica utilizar tecnología para optimizar y automatizar. Pero antes de aplicar tecnología debemos practicar un ejercicio de observación y reflexión. Cualquier flujo puede repensarse para ser más eficiente. Desde el modo en el que obtenemos los datos, la forma de utilizarlos o nuestros procesos de interacción con los clientes.

La transformación de los procesos siempre se encamina a mejorar la eficiencia y la productividad, pero incluso puede llegar a abrir nuevas vías de negocio.

A continuación, os explicamos como podéis comenzar:

Cómo aprovechar la digitalización de procesos

Empecemos por el principio.

Para abordar una correcta digitalización de procesos debemos iniciar realizando un ejercicio de análisis.

La identificación del modo en el que se estructuran vuestros procesos actuales es primordial para analizar como los podemos mejorar. Solo un análisis en profundidad puede identificar las áreas más propensas de la empresa para beneficiarse de esta digitalización.

Es recomendable empezar con las áreas que realizan procesos manuales relativamente simples y muy repetitivos. Estos procesos coinciden con aquellos que ofrecen un mayor y más rápido retorno de la inversión (ROI).

Los tratamientos que no son muy complejos y se repiten diariamente suelen ser los más propensos para su mejora. Automatizar este tipo de procesos elimina la carga a los empleados, mejora los tiempos y ahorra muchos costes de gestión, por lo que empezar con esta clase de flujos genera una rápida (y verdadera) sensación de progreso en muy poco tiempo. Gracias a estas mejorías otras áreas pueden ver que realmente hay luz al final del túnel y adoptar una posición más receptiva.

Junto a estos primeros procesos, más simples pero que revelan una incipiente capacidad de mejora, existen otros mucho más críticos.

Para identificarlos debemos analizar muchos factores que son estudiados por consultores externos cuando contratamos sus servicios. Un buen comienzo podría ser mapear la dinámica operativa de la empresa y cómo sus áreas intervienen en esta. Se trata de realizar una observación general de las interacciones entre áreas para ir profundizando posteriormente en sus procesos y funciones a fin de establecer los objetivos deseados. Determinar este punto de partida es imperativo para conocer las tecnologías que vamos a necesitar en la automatización y digitalización.

¿Qué tecnologías necesito?

Existen multitud de soluciones.

Lo primero con lo que debemos contar es con un corpus documental amplio y digitalizado que nos permita aprovechar las ventajas que nos ofrecen la inteligencia artificial, el aprendizaje automático, la automatización robótica de procesos (RPA) o el almacenamiento de datos en la nube.

Y cuando hablamos de digitalizar documentos no solo nos referimos a pasar del formato físico a la imagen digital. Digitalizar implica indexar y metadar información a fin de realizar búsquedas posteriores ágiles y rápidas y aprovechar la información del documento en los diferentes sistemas por los que pase.

Evalúa qué tecnologías son más adecuadas para tus necesidades específicas y cómo pueden integrarse en tus sistemas existentes. De nuevo recomendamos acudir a servicios de consultoría especializados en procesos de transformación digital. Además de analizar el punto de partida, las áreas y procesos y las tecnologías que deberemos utilizar existen otros puntos claves para el éxito de nuestro cambio digital: las personas.

Otras consideraciones

Cuantas veces habremos oído aquello del cambio de mentalidad, la resistencia al cambio o el cambio de la cultura empresarial.

Las personas son la piedra angular de todo cambio.

De poco nos servirá el mejor software y las tecnologías más punteras si no los comprenden y adoptan las personas que deben utilizarlos. Al igual que creamos una estrategia previa de análisis, deberemos crear otra aún más importante: la inclusión de los empleados. Identifica las personas con más predisposición al cambio y aquellas más reticentes. Fomenta una cultura de cambio colaborativa, donde todos se sientan cómodos experimentando y aportando ideas para mejorar los procesos digitales. Especialmente aquellos más suspicaces.

Mantén al cliente siempre en el centro. Una mejor experiencia del cliente debería ser uno de los principales objetivos del cambio.

Utiliza tecnologías como el análisis de datos y la personalización para entender mejor las necesidades y preferencias de tus clientes. Esto te permitirá ofrecer productos y servicios más relevantes y adaptados a sus expectativas, lo que a su vez puede aumentar su satisfacción y fidelidad. La seguridad de la información que manejas es prioritaria. De nada servirá digitalizar tus procesos si comprometes la seguridad de la información que manejas. Déjate asesorar por expertos y pregunta siempre por el alcance que tienen todas las soluciones que vayas a utilizar en materia de cifrado de datos, acceso o monitorización.

Debes considerar la seguridad de la información como un punto prioritario y educar a los empleados para su utilización y concienciación. Recuerda que la cadena siempre se rompe por el eslabón más débil. En este sentido es necesario una monitorización continua para evaluar la seguridad y capacidad de tus procesos. Utiliza métricas de rendimiento para evaluar objetivamente los nuevos procesos digitales implantados.

Y es que la digitalización de procesos es esencial para mejorar la competitividad de las empresas, pero siempre debe ir acompañada de una estrategia integral que considere no solo la implementación de tecnología, sino también la capacitación del personal, la reevaluación de los procesos y una cultura organizacional que fomente la innovación y la adaptabilidad.

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