Cómo gestionar las Notificaciones Electrónicas Obligatorias

La cantidad de notificaciones electrónicas que una gran empresa puede recibir de diferentes organismos de la Administración Pública puede ser muy alta. Tanto que puede dificultar su gestión y tramitación. ¿Este es el caso de tu compañía?

Notificaciones Electrónicas Obligatorias

La digitalización de los procesos en las Administraciones Públicas es una medida que se agradece, porque evita el uso de una gran cantidad de papel y, a excepción de pocas salvedades, el Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas establece su obligación de emitir notificaciones por vía telemática dando pie al surgimiento de las NEO o Notificaciones Electrónicas Obligatorias.

Dichas Notificaciones Electrónicas Obligatorias son aquellos anuncios dispuestos en la sede electrónica de las Administraciones Públicas dirigidos a personas o entidades públicas o privadas, específicos para comunicar sobre cualquier proceso abierto por aquellas y que involucre a estos últimos, y debe enviarse dentro de los diez días a partir de la fecha en que el acto haya sido dictado. Se podrán notificar desde actuaciones y procedimientos de la Agencia Tributaria hasta multas por infracciones de tránsito, entre otros.

¿Cómo se entera el interesado de las notificaciones?

El interesado podrá identificar un dispositivo electrónico y/o una dirección de email que servirán para enviar los avisos, pero no para la práctica de notificaciones en su totalidad.

De no autorizar ninguna dirección de correo electrónico o no configurar un dispositivo para recibir los avisos, el interesado debe revisar su cuenta abierta en las entidades de la Administración Pública con las que tenga relación. Lo más recomendable es hacer esta revisión, como mínimo, cada diez días.

¿Cómo gestionar las Notificaciones Electrónicas Obligatorias?

A este respecto, muchas grandes empresas se cargan la tarea de gestionar las NEO, tanto las propias de su actividad productiva, como las de sus empleados. Esto puede generar un caos, por ejemplo, con las posibles infracciones de tráfico de su flota de vehículos de empresa, por lo que gran parte de estas organizaciones terminan disponiendo una partida para pagar las sanciones por incumplimiento.

Si este es el caso de tu compañía, quizá te resulte interesante externalizar un Servicio de Gestión de Notificaciones Electrónicas Obligatorias que preste una gestión de NEO integral, desde la trazabilidad de los permisos de acceso a notificaciones para garantizar la seguridad y el control total, pasando por un panel de control de la gestión de todas las NEO y una monitorización proactiva de todas las plataformas, hasta una matriz de delegación que contemple toda la casuística en la gestión de estas notificaciones en caso de ausencias como vacaciones, bajas, etc.

Con la externalización de esta clase de servicios se reducen costes por pagos de multas y contrataciones de personal para gestionar las NEO a la vez que se da cumplimiento legal en tiempo y plazo.

Este precisamente es uno de los servicios que presta Normadat, Proveedor Homologado del Portal TIC Negocios de la Cámara de Comercio de Madrid y expertos en soluciones de transformación digital para la automatización de los procesos de negocio, tecnologías para la gestión documental, archivos y back office.

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