La factura electrónica: solo una de cada diez pymes la usa en sus transacciones con otras empresas

La factura electrónica será obligatoria en poco más de un año. Pese a esta realidad que se avecina, su implementación en las pymes deja mucho que desear. La inmensa mayoría no está preparada y el tiempo corre en su contra. En Cámara Madrid te explicamos cuál es la situación actual.

Factura electrónica

Este tipo de facturación consiste en un documento digital que no tiene distinciones significativas del físico. Es decir, sus efectos legales siguen siendo los mismos, al igual que los campos que debe incluir. La gran diferencia reside en que se expide y recibe en formato electrónico.

El objetivo de este cambio es múltiple. Por un lado, se busca aumentar la eficiencia de las empresas y evitar que sus proveedores retrasen los pagos. Por el otro, el Gobierno quiere reducir, en la medida de lo posible, el fraude fiscal. Esto se debe a que las facturas serán más sencillas de rastrear y difíciles de falsificar.

¿Cuándo será obligatoria?

La obligatoriedad del nuevo modelo se debe a la ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas. En un primer momento, se establecieron dos plazos para las compañías del país:

• Los empresarios y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 000 000 de euros al año serían los primeros. Disponían de un año para realizar los cambios pertinentes.
• Aquellos cuyas operaciones fueran menores a 8 000 000 tendrían un margen de dos años.

Es decir, la obligatoriedad llegaría a los primeros en 2023 y a los segundos en 2024. Sin embargo, a finales de 2023 todo el proceso se ha retrasado debido a las diferentes elecciones que se han celebrado. Estas han ralentizado la actividad legislativa, lo que ha impedido aprobar antes el Real Decreto que desarrolla el reglamento de la facturación electrónica.

Sin el reglamento, no es posible poner en marcha los tiempos que estipula la ley. Así que, el primer grupo tendrá que estar listo antes de mediados de 2025 y el segundo para 2026. 

Implantación de la factura electrónica en las pymes españolas

Aunque ya han pasado dos años de la aprobación de la ley, las pymes todavía no están preparadas. Ten en cuenta que ocho de cada diez no usa la factura digital y solo el 19 % recurre a ella para los intercambios con la Administración. En este caso la obligación de usar el formato mencionado es del 2015.

Otro dato relevante que debes conocer es el siguiente: el 79 % de las pequeñas y medianas empresas desconoce los detalles de la facturación digital. Sin duda, un problema grave que va a tener que solucionarse en tan solo un año.

Por tanto, la implantación del nuevo formato está siendo muy lento. De hecho, una de las razones que lo justifica, más allá de la falta de información, es el desinterés a la hora de adquirir un sistema de facturación. La mayoría de profesionales y pymes cuentan con mecanismos que les resultan cómodos y que llevan años utilizando. Enfrentarse al cambio genera resistencia, más cuando es uno obligado.

Una forma sencilla de descubrir cómo ha ido cambiando el panorama es con esta guía. En Cámara Madrid hemos estudiado a fondo el estado de la facturación electrónica en los últimos años. Te enseñamos cuál es la situación de España y de la Unión Europea.

¿Cómo facturan principalmente las empresas españolas?

En cuanto al modo de facturación, la mayoría de negocios emplea algún método informático para la generación y envío de los documentos. El 39 % de las pymes usa el formato PDF y realiza la entrega vía correo electrónico. Apenas un 24 % recurre a programas específicos y el 9 % continúa anclado en el papel.

Como ves, la digitalización en este aspecto es positiva. La mayoría dispone de algún método que actúe en el entorno digital. Sin embargo, no se adaptan a las disposiciones de la ley, lo que genera un grave problema.

Comparativa con otros países de la UE

No pienses que la lentitud española es un caso único, en otros países de la Unión Europea ocurre algo similar. Apenas el 28 % de las compañías afirma saber que la normativa existe. Al menos, en España, el 7 % de los pequeños negocios está al tanto de los cambios. Mientras, en Alemania la cifra baja al 4 %.

También existen casos de adopción rápida. Italia fue el primer Estado de la UE en requerir el uso de la nueva factura para elaborar las declaraciones de impuestos. El proceso se llevó a cabo en 2019 y se consiguió reducir la economía sumergida en 6000 millones de euros.

Además, tanto en España como en el resto de países de la Unión se están dando más problemas. Uno de los principales es el de la financiación. Tres de cada diez pymes pide incentivos y subvenciones para dar el paso. Eso se debe a que la mayoría cree que le resultará difícil y costoso.

La razón de la problemática anterior es sencilla. Buena parte de los negocios sabe que no basta con que ellos usen el nuevo sistema, también deben adoptarlo proveedores y clientes.

¿Existen ayudas a las pymes para implantar la factura electrónica?

Para paliar las dificultades, el Gobierno de España ha diseñado diferentes ayudas. Una de las más conocidas es el Kit Digital, que ofrece bonos de entre 2000 y 12 000 euros para pymes y autónomos. Estos se pueden destinar a varios apartados, entre los que encontrarás la facturación electrónica.

Asimismo, el Ministerio de Industria, Energía y Turismo pone a disposición de quien lo necesite un programa gratuito. Permite elaborar los documentos siguiendo las indicaciones de la ley.

Y para que veas que el mundo camina hacia el nuevo tipo de facturación, no te pierdas la guía que hemos redactado al respecto. Conocerás todas las ventajas que ofrece, sus exigencias y cómo implementarla con éxito.

Aunque sea despacio, la factura electrónica se abre paso. Procura estar listo antes de que llegue el límite de tiempo para evitar multas y sanciones. Y recuerda que en Cámara Madrid te mantenemos al día de lo que ocurre en el mundo digital. ¡Consulta nuestros informes!

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