Cómo y por qué establecer una buena gestión de la documentación y la información

Habitualmente en las empresas, la mayoría de los esfuerzos y recursos se centran en los equipos de ventas y producción (Front Office), justificadamente, ya que sin ventas no hay negocio.

Por otro lado, el equipo de gestión y administración (Back Office) funciona como islas de información, que no siempre están bien conectadas mediante un sistema, formando un archipiélago de información y documentación.

La realidad es que el Covid-19 ha acelerado a pasos agigantados una Cuarta Revolución Industrial, demostrando que no solo se trata de máquinas y de materiales, sino de personas formadas y de gestión del conocimiento.

Gracias a Abana, expertos en digitalización documental y en optimizar procesos corportativos a través de la transformación digital, además de proveedores homologados del portal TIC Negocios, aprenderemos a través de este artículo qué es y en qué consiste la gestión de la documentación y la información de una empresa, así como todas sus ventajas.

Pero, si mi empresa vende y hay continuidad de negocio, ¿para qué cambiar?

El mundo digital es una realidad en todos los sectores productivos. Como profesionales de la nueva era, es necesario admitir las potencialidades del contexto en que vivimos.

En consecuencia, es momento de revisar los modelos operativos a los que todos hemos sido obligados, sin tiempo para una organizada transición.

De hecho, las ventajas que se pueden obtener con un sistema de gestión de la documentación son numerosas. Aquí os dejamos algunas de ellas:

• El ahorro de costes.
• Mejora de la eficacia, la eficiencia y el buen gobierno y, con ello, estar mejor preparados para la transformación digital
• En relación con el cumplimiento normativo, se consigue proteger legalmente a la organización
• Protección contra la competencia y posibles filtrados de información gracias a la seguridad de los sistemas de información.
• Disponer de una fuente de información y protección contra desastres, dando continuidad y solidez a la organización.
• En cuanto a la identidad y la memoria corporativa, un mantenimiento de la memoria corporativa, personal o colectiva, así como una mejora de la propia imagen (Branding).

¿Qué es lo que implica y cómo planifico un proyecto de implantación de un sistema de gestión de documentos en mi empresa?

Podemos definir un Sistema de Gestión Documental y Archivo de la siguiente manera: «La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos.» (ISO 15489-1: 2001 [E], Información y documentación – Gestión documental)

Por tanto, la organización debe tomar decisiones sobre varios temas:

1. ¿Vamos a digitalizar todo o solo unos años?
2. En caso de no digitalizar todo, se debe definir un proceso de digitalización a demanda (lo más recomendable, digitalizar todo implica costes innecesarios).
3. Definir los procesos requeridos: preparación de los documentos, escaneo, QA, signaturación, almacenamiento físico y digital.
4. ¿Qué software?
5. ¿En qué formatos?
6. La identificación de los documentos, expedientes, cajas (estructura de un código de barras, por ejemplo).
7. ¿Cómo se hará el proceso de control de calidad? Definir los indicadores. ¿Quién lo ejecutara?
8. La posible eliminación de parte de los documentos.
9. ¿Proyecto a ejecutar con recursos propios o llave en mano?

Todos esos puntos deben estar claramente definidos antes de cualquier contratación externa o inicio de un proyecto «in house». Lamentablemente, la realidad que estamos viendo a diario es otra. La pandemia ha aumentado las demandas en cuanto a la digitalización, pero no es una excusa para efectuarla sin pensar cuidadosamente en lo que queremos.

Los gestores de la documentación o archiveros, la mejor ayuda para su implementación

Son los equipos de consultores expertos los que diseñan cada proyecto, aconsejando, proponiendo y siendo los líderes del cambio junto con los Ingenieros de Sistemas e informáticos.

El archivero de hoy es un “e-archivero” y debe prepararse para poder trabajar con un hibrido papel-digital, muy complejo de organizar sin la elaboración de por ejemplo un cuadro de clasificación, lo cual no puede elaborar sin una sólida formación.

El profesional archivero de hoy debe manejar bien los conceptos de la archivística tradicional y adentrarse en las ISO, conocer las herramientas existentes (Softwares/hardware) y, además, aprender a trabajar dentro del ambiente empresarial.

En Abana, cuentan con un equipo humano cualificado de consultores, archiveros, documentalistas e informáticos, tecnología probada y eficiente y, sobre todo, la experiencia y el conocimiento actualizado de muchos años y proyectos, así como la capacidad de ayudar a las empresas en la implantación, optimización, renovación y soporte de su Sistema de Gestión de su documentación e información.

Si como ellos, tu empresa también facilita soluciones tecnológicas a las empresas madrileñas, no dudes en contactar con nosotros para solicitarnos información sore todas las ventajas que supone pertenecer a la red de Proveedores Homologados del portal de la tecnología de la Cámara Comercio de Madrid.

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