¿Cómo reflejar la ayuda de kit digital en la contabilidad de tu empresa?

Las ayudas públicas del Kit Digital han supuesto un importante empujón para muchas empresas para afrontar su transformación digital. Por si no lo sabes, este programa te brinda la posibilidad de disfrutar de una subvención de hasta 12 000 euros. Un dinero que puedes invertir, por ejemplo, en las soluciones cloud, como las que ofrecen algunos de nuestros partners tecnológicos de la Cámara de Comercio de Madrid.

Ahora bien, a la mayoría de las personas que las solicitan les surge la misma duda: ¿cómo se refleja en la contabilidad? Seguro que a ti también. Una pregunta a la que aquí vamos a dar respuesta con todo lujo de detalle.

Cómo se contabiliza el Kit Digital

El Kit Digital es un programa de ayudas impulsado por el Gobierno de España. Está financiado por los fondos Next Generation de la Unión Europea. Su objetivo es subvencionar la implantación de soluciones digitales en las pymes. Actualmente, hay abiertas tres convocatorias:

1ª convocatoria. Para empresas de entre 10 y 50 empleados.
2ª convocatoria. Para empresas de entre 3 y 10 empleados.
3ª convocatoria. Para empresas de entre 0 y 3 empleados.

Los 12 000 euros que puedes conseguir a través de tu empresa los puedes dedicar a una o varias soluciones digitales. Hablamos, por ejemplo, de posibles mejoras en tu página web o tienda en línea, ciberseguridad, facturación electrónica, etc. Pero también de innovaciones en la gestión de tus redes sociales o de sistemas de almacenamiento en la nube.

Dicho esto, has de saber que el Kit Digital es una subvención no reintegrable. Por tanto, ha de contabilizarse según lo dispuesto en el Real Decreto 1515/2007. Es decir, por el Plan General de Contabilidad de Pymes.

Este texto legal especifica que las subvenciones no reintegrables “se contabilizarán como ingresos directamente imputados al patrimonio neto”. Además, agrega que “se reconocerán en la cuenta de pérdidas y ganancias como ingresos”.

Kit digital, y la contabilidad

Tipo de solución digital adquirida o contratada gracias al Kit Digital

El factor más importante a la hora de incluir las ayudas del Kit Digital en la contabilidad de tu empresa es el tipo de solución digital adquirida. En este sentido, debemos diferenciar entre:

Servicios registrados como gastos del ejercicio. Si inviertes el dinero en ellos, tendrás que contabilizarlos como ingresos en el ejercicio actual o, en el que se devenguen los gastos que fueron subvencionados.
Adquisición de inmovilizado. En este caso, la contabilización de las ayudas se hará de forma proporcional. Es decir, se imputarán como ingresos en proporción a la amortización realizada durante cada ejercicio.

Cuando hablamos de inmovilizado hacemos referencia a todos aquellos bienes que las empresas usan de manera duradera en el ejercicio de su actividad. Un requisito es que no pueden estar destinados a la venta.

Forma de pago de la solución digital

Para adquirir la solución digital, has de ceder el derecho de cobro de las ayudas al agente digitalizador que te la venda. Además, la parte que no quede cubierta por la subvención deberá ser abonada de tu bolsillo.

Requisitos contables

En primer lugar, debes saber que estás obligado a registrar todas las transacciones que realices con la ayuda del Kit Digital. De hecho, cada una de ellas debe tener su propio código contable. Por otra parte, también estás obligado a conservar facturas y justificantes de pago durante, como mínimo, cuatro años. Este tiempo empezará a contar cuando venza el plazo para justificarla.

¿Qué pasa con el IVA?

Evidentemente, los agentes digitalizadores están obligados a reflejar el IVA en las facturas de los servicios que contrates. De igual modo, tú tienes que pagarlo usando el importe de la subvención del Kit Digital. En caso de no ser suficiente, lo tendrás que pagar de tu propio bolsillo.

Sin embargo, el IVA que abones lo podrás desgravar. ¿Cómo? Pues de la misma forma que el que pagas al realizar cualquier compra o contratación de servicios. Solo tienes que incluirlo en la declaración trimestral de este impuesto.

Soluciones cloud y sus ventajas para tu negocio

Invertir el importe del Kit Digital en una solución cloud es una decisión inteligente por tu parte. Pero ¿por qué?

¿Qué son las soluciones cloud?

Una solución cloud es, fundamentalmente, una plataforma de almacenamiento en la nube pensada para negocios. En concreto, emplea una serie de servidores remotos conectados a Internet. A través de ellos es posible guardar, procesar y administrar datos. Puedes aprender mucho más sobre el tema usando nuestra agenda de formación propia.

Esto implica que los archivos y documentos de tu empresa no estarán dentro de un soporte físico en tu oficina. Pero ¿es mejor un medio de almacenamiento real o virtual? Sin duda, virtual, ya que te brindará la certeza de saber que una avería, un incendio o cualquier otro incidente no te hará perder información valiosa.

Principales ventajas de las soluciones cloud para los negocios

Más allá de lo que acabamos de decir, las soluciones cloud brindan muchas ventajas a las empresas. En concreto:

Reducción de costes. Invertir las ayudas del Kit Digital en este servicio evitará que gastes mucho dinero en la compra de tus equipos. Tampoco tendrás que pagar costosas licencias de software. Solo abonarás el importe de lo que usas.
No te preocuparás por el mantenimiento. La conservación de los equipos necesarios para el almacenamiento será llevada a cabo por la empresa que te ofrece el servicio.
Movilidad. No importa dónde te encuentres. Si tienes conexión a Internet, podrás acceder a los documentos y archivos que necesites.
Personalización. Según las necesidades de almacenamiento de tu negocio, podrás contratar el plan que mejor se ajuste a él. Si crecen o se reducen, podrás elegir otro más adecuado.

Dicho esto, resulta evidente que invertir las ayudas del Kit Digital en una solución cloud es un paso clave para la transformación digital de tu negocio. ¿A qué esperas para hacerlo?