Cómo empezar un proyecto de transformación digital y qué herramientas necesitas

La transformación digital es un rediseño de procesos donde se modifica y transforma el modo de hacer las cosas utilizando tecnología que nos ayude con nuestra tarea y, en última instancia, que prenda la chispa para un cambio organizativo dentro de la compañía.

Se trata de cambiar el cómo estamos haciendo las cosas para obtener eficiencia y eficacia a través de la tecnología. Desde Normadat, expertos en soluciones de transformación digital para la automatización de los procesos de negocio y proveedores homologados del Portal TIC Negocios, saben que en los procesos de cambio, siempre intervienen dos valores primordiales: tecnología y personas, estas últimas como actores esenciales. En el caso de la transformación digital, la protagonista siempre será la tecnología, pero quien la utiliza finalmente son, de nuevo, las personas.

Por tanto, el cambio empieza por nosotros. Debemos entender que existen procesos en nuestro modo de trabajar que pueden y deben ser rediseñados para que, a través del uso de herramientas tecnológicas, podamos disfrutar de métodos de trabajo más eficientes.

Vencer las reticencias al cambio para disfrutar del beneficio potencial que subyace detrás del esfuerzo inicial de cambio es esencial, por lo que el primer paso en un proceso de transformación digital debe ser mental.

Cómo y por qué empezar un proyecto de transformación digital

En los primeros compases de un proceso de transformación digital existe una curva de aprendizaje. Si lo pensamos bien, esta curva existe en todas las facetas de la vida. Puede costar habituarnos al cambio y a aprender el manejo de nuevas herramientas, pero el beneficio que vamos a obtener a corto y medio plazo debe ser superior al esfuerzo, consiguiendo un modo de trabajo más eficiente.

La gestión de la información, la automatización y la IA, tus mejores aliadas

Un tercer protagonista que interviene en este tipo de procesos son los flujos de información. De hecho, su estudio es fundamental para entender cómo fluyen los datos y la manera en que se distribuye la información que vamos a manejar.

Lo primero que deberíamos afrontar es la creación de un mapa de la información que manejamos: saber por qué vías nos llega, hacia dónde se mueve, qué procesos intervienen para agregar o diseminar datos en estos flujos, qué unidades administrativas intervienen, cuándo se considera que un proceso ha terminado, qué condicionantes deben ocurrir para que esto suceda, etc, etc.

Lo siguiente es conocer qué hacemos con esa información, cómo lo gestionamos, cuándo nos llega esa información, si nos llega en formato digital o analógico… Hay que ver las interrelaciones que hay entre las distintas tareas que se van moviendo dentro de la organización, en qué punto da comienzo y cuándo puede ser archivado el documento. Es decir, hay que conocer todos los procesos que actúan sobre esa información para definir qué herramientas deben manejarla.

Por último, la definición de herramientas digitales que vamos a utilizar para gestionar la información sería una tercera fase asentada sobre el conocimiento de las dos primeras. A este respecto aparecen siglas como la de ECM (Enterprise Content Management) para obtener, gestionar, organizar y almacenar información de manera efectiva, o RPA (Robotic Process Automation) para automatizar procesos agilizándolos y reduciendo la carga de trabajo de las personas. Para ello, podemos utilizar procesos de AI (Inteligencia Artificial) que nos permitan clasificar y conducir la información.

Todas ellos son herramientas accesibles y económicas que pueden puede ser incorporadas en pequeños procesos para comenzar a vislumbrar las posibilidades que ofrecen.

Ahora solo falta pensar por qué proceso comenzar y buscar ayuda en empresas especializadas para iniciar la transformación. Empresas como Normadat pueden ayudarte a fomentar procesos de transformación digital.

Si tu negocio también cuenta con herramientas y soluciones para impulsar el cambio y la transformación digital de las empresas, contáctanos y te informaremos de cómo puedes hacerlo de la mano del Portal TIC Negocios de Cámara de Comercio de Madrid.