Yooz, proveedor homologado del Portal TIC Negocios, optimiza las finanzas de todo un grupo empresarial

El grupo empresarial especializado en el alquiler y venta de vehículos, Automóviles Berrocar, ha optimizado sus finanzas con la solución de Yooz, proveedor homologado del Portal TIC Negocios y especialistas en la automatización de Cuentas a pagar, consiguiendo una total trazabilidad del estado de las facturas en cada etapa del proceso y con un ahorro de costes del 10% del total del departamento, reasignando al equipo administrativo y contable a tareas que crean un mayor valor añadido para la empresa.

Los principales retos del grupo eran poder reducir las tareas administrativas rutinarias, que económicamente no aportaban valor a la empresa, y conseguir un mayor control sobre las facturas y el proceso de Cuentas a Pagar.

Poseen varias sucursales repartidas por toda España y, en los últimos meses, el volumen de facturas de la compañía se había triplicado, por lo que necesitaban tener un mayor control sobre ellas y sobre el flujo completo por el que pasaban: quién solicitaba la reparación de un vehículo, la compra realizada para ello, por quién había sido aprobada y, finalmente, contabilizarlo en el sistema.

Implantación: un paso más hacia la transformación digital

Para que el equipo se adaptase a la nueva tecnología, durante unos meses las tareas administrativas se llevaron a cabo mediante ambos métodos de forma paralela: tanto de forma manual, como digitalizada. Esto hizo que el equipo pudiera asegurarse de que no cometían errores y tomara confianza en este nuevo método de trabajo.

Antes tenían a una persona que se encargaba de introducir los gastos de forma manual dentro de la ficha física de cada vehículo y otra persona que contabilizaba la factura. La implantación de Yooz ha consistido básicamente en la digitalización completa de este proceso y la integración contable con el ERP de Sage 50, que ya utilizaban.

De hecho, una de las necesidades de la empresa era continuar con el mismo programa de gestión que ya tenían, porque el equipo estaba habituado a él y les funciona perfectamente, por lo que sencillamente necesitaban una herramienta que se integrara con dicho ERP.

Resultado: trazabilidad de las facturas y ahorro de costes

Tras la implementación, este grupo empresarial ha conseguido aliviar una gran parte del trabajo administrativo y ha conseguido una trazabilidad real en el proceso completo de Cuentas a Pagar: mayor visibilidad en todo momento de las facturas y del estado en el que se encuentra cada una de ellas, además de la eliminación del papel del proceso de facturación.

En definitiva, han logrado liberar el equivalente al trabajo diario de una persona, que representa un volumen de facturación importante, pudiéndose dedicar este empleado a otras tareas administrativas más productivas.

Si tu compañía también aporta soluciones tecnológicas al entramado empresarial, puedes pedirnos información a través de este enlace para conocer las ventajas que supone formar parte de la red de proveedores homologados del portal TIC Negocios.

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