Impulsa el potencial de empresa usando la firma digital en RRHH

La sobrecarga de tareas en los departamentos de RRHH, como la documentación laboral que se sigue gestionando en papel, reduce drásticamente la productividad. Para ello, al implementar un proceso integrado, con el que automatizar tareas y firmar documentación a distancia, mejora la satisfacción tanto de los reclutadores como de los empleados. Así, el 95% de los acuerdos se completan en menos de 48 horas. Por ello, la firma digital en RRHH es de gran importancia.

Las empresas que busquen liderar el 2021 necesitan hacerse con un nuevo set de herramientas que reinvente la manera de operar y mejore la experiencia de sus empleados. Un estudio realizado por Deloitte entre ejecutivos en Recursos Humanos sobre las principales tendencias en empresa de cara a 2021, destaca que las compañías necesitan hoy enfocarse en tres ejes que deben funcionar conjuntamente:

• Construir una nueva cultura organizacional que impulse el crecimiento, la adaptabilidad y la resistencia de los empleados
• Obtener una mejor visión de las posibilidades y la evolución de su personal a través de la mejora y renovación de habilidades y la movilidad ‍
• Implementar las nuevas tecnologías en procesos de trabajo para mejorar la productividad

Es preciso en el entorno de gestión del capital humano, aprender a cubrir la brecha entre las nuevas necesidades de las personas y la implementación de nuevas herramientas que optimicen las ineficiencias que todavía se arrastran. Y en este escenario, el uso de firmas electrónicas integradas dentro del software habitual de la empresa y con garantía jurídica es en una herramienta clave facilitar la obtención de acuerdos.

La sobrecarga de tareas en los departamentos de RRHH como pueden ser la firma de contratos de trabajo, pólizas, nóminas, asignaciones de responsabilidad, documentación de las normas internas, acuerdos de teletrabajo, ERTEs, formularios de consentimiento, autorizaciones, informes de gastos, acuerdos de bonificación o cualquier tipo de documentación laboral que se siga gestionando en papel, reduce drásticamente la productividad. 

Una buena práctica para aminorar la carga y facilitar la gestión de los empleados es garantizar la tramitación digital de acuerdos. Gracias a un proceso integrado, se puede llegar a automatizar un buen número de tareas y firmar documentación a distancia, asegurando que el 95% de los acuerdos se completan en menos de 48 horas.

El uso de la firma electrónica también mejora la experiencia de los empleados ayudando a los reclutadores a trabajar de forma más rápida y eficiente, haciendo que la incorporación de los empleados sea un proceso sencillo. Esto permite a empresas como Acttiv tener información en tiempo real de una red de más de 2.500 colaboradores, destaca Dorina Huhu, responsable de la Transformación Digital de la empresa Activv.

“La firma electrónica nos ayuda a aumentar la satisfacción de nuestros empleados y a mantener el enfoque en la innovación  y la sostenibilidad como pilares de nuestra organización.”

Otro impacto positivo de la firma digital en RRHH es que se facilita la recuperación de la información y se elimina la necesidad del archivo físico. La firma de un documento se puede integrar dentro de la dinámica de cualquier proceso preexistente y no afecta al flujo de trabajo habitual, sino que lo mejora. La cantidad de archivo físico de documentos que se ha podido digitalizar gracias a la integración de firma electrónica de VIDsigner con el software de Recursos Humanos Epsilon del Grupo Castilla, es algo que también destaca la coordinadora de Relaciones Laborales y Administración de la empresa COVAP, Mª Jesús Arconada.

“Hemos conseguido digitalizar al año más de 700 contratos,  más de 11.000 hojas. A esto hay que sumar las copias básicas,  cartas de terminación de contrato, la documentación  para la representación legal de los trabajadores…”

La ventaja de utilizar un servicio de firmas electrónicas como el de VIDsigner que ya está integrado dentro de los principales software de RRHH como Sage, SAP ECC y S/4HANA, SAP Success Factors, o Meta4, es que todo el proceso comienza y termina dentro del flujo de trabajo del software habitual de los empleados.

Una solución integrada facilita la gestión de múltiples situaciones, desde situaciones en plantas de producción hasta la firma de contratos de forma remota, el teletrabajo o reuniones mediante plataformas virtuales, mejorando la experiencia de las nuevas incorporaciones y renovaciones, ya que pueden firmar desde cualquier lugar. ‍

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