¿Cómo estructurar el trabajo de un departamento de compras?

Si ya eres un comprador “con galones” este artículo, probablemente, ya te sonará. Si no lo eres, verás que te va a aportar mucho, te recomiendo que reflexiones profundamente.

Todos los departamentos de compras profesionales de cualquier empresa de cualquier sector hacen lo siguiente:

• Se divide el gasto por categorías
• Se clasifican a los proveedores según esas categorías
• Se homologa a los proveedores
• Se pide ofertas a los proveedores
• Se gestionan pedidos
• Se evalúa a los proveedores según su desempeño

Lo de las categorías es muy evidente, pero nada sencillo. Cada empresa suele hacer su propia clasificación. No se suele utilizar un estándar de clasificación. Esto tiene un problema muy evidente. Si se tiene una plataforma de proveedores de desarrollo propio, cada proveedor puede despistarse mucho al tener que asignarse un nombre de categoría distinta en cada empresa.

Proceso para estructurar mi departamento de compras correctamente

Por ejemplo la empresa Dokify usa el CPV, que es un estándar en toda la UE y dispone de más de 9000 categorías. Es cierto que al principio, tanto el proveedor como el comprador tienen que hacer un esfuerzo de buscar las categorías adecuadas, pero, una vez las tienen identificadas, el trabajo entre ambas partes se simplifica enormemente dado que el comprador encontrará más proveedores y el proveedor más clientes.

Lo siguiente es homologar a tus proveedores, pedir ofertas a esos proveedores que ya tienes clasificados y homologados es lo siguiente. Tener un sistema que te permita preparar un formulario con tus necesidades y los criterios de adjudicación; hacer llegar esa información a la selección de proveedores; que estos puedan responder de forma homogénea y hacerla llegar en tiempo y forma para que el comprador pueda analizar la información o decidir la oferta más favorable y notificar su decisión. Esto sin una plataforma especializada, es un verdadero suplicio si tienes gran cantidad de licitaciones al mes.

Hacer el pedido, llevar el seguimiento de entregas y el control de albaranes o contratos y dar el visto bueno (o no) dando la orden de facturación al proveedor, es la siguiente fase.

Por último, pero fundamental, analizar si el proveedor ha hecho bien su trabajo y merece seguir siendo nuestro proveedor.

En todo este proceso, hay mucha documentación a intercambiar, mucha interacción entre las partes y la necesidad de que todo quede registrado y trazado es fundamental. Si lo haces con correo electrónico y Excel… te acompaño en el sentimiento. Convence a quien sea para implantar una plataforma.

Si quieres saber más sobre como una plataforma de gestión y clasificación de proveedores puede ayudarte ponte en contacto con dokify.

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