RPA: la solución de las asesorías para fidelizar a sus clientes

Cada día es más fácil encontrar todo tipo de software para abandonar las tareas manuales y el papel y aprovechar la gran oportunidad que brindan las tecnologías digitales al sacar adelante una mayor cantidad de trabajo, aportando además más valor a los clientes. La automatización robótica de procesos (RPA) no es ciencia ficción, y tiene múltiples vertientes, desde la confección de nóminas en contabilidad, hasta la construcción de un chatbot para la atención de clientes desde la página web o el diseño de un algoritmo que detecte anomalías contables.

La transformación digital en la que está envuelta la economía en general y las empresas de todo tamaño en particular, obliga especialmente a los despachos profesionales a adelantarse a las necesidades de sus clientes y estar preparados para soportar cualquier carga de trabajo. Ayudados por las aplicaciones informáticas especializadas, equipos de mayores prestaciones, sistemas alojados en la nube y la movilidad que brindan los smartphones, asesores y gestores pueden enfrentarse con mayores garantías a la ardua tarea de llevar la gestión contable, fiscal o laboral de sus clientes en todo momento y cualquier circunstancia. Y es que el trabajo del asesor está marcado por muchas tareas que resultan repetitivas o mecánicas.

Las ventajas de la automatización de tareas, pero no de todas

Hay multitud de tareas en el día a día de una asesoría que son ideales para su automatización. Ejemplos de ello son la preparación y envío de documentación solicitada a las administraciones públicas; la confección de modelos de la AEAT; la revisión de cuentas a pagar y la presentación de los impuestos debidos; la introducción de datos en el programa; el punteo y conciliación bancaria; la confección y presentación de libros contables; las modificaciones de altas, bajas y demás situaciones laborales; la generación de contratos y trámites administrativos; el onboarding; la solicitud y renovación de certificados y firmas digitales; incluso, la constitución de sociedades.

Sin embargo, hay otra serie de tareas que también son cotidianas, pero ya no se rigen por unos patrones fijos y predeterminados. Se trata más bien de servicios que de productos: la atención al cliente, sea vía telefónica, por correo electrónico u otros canales; las tareas comerciales; el estudio normativo y su interpretación; el asesoramiento profesional y diseño de estrategias, etc, en los que la automatización estándar no es tan sencilla, e imposible en algunos casos.

No se trata de aplicar una revolucionaria máquina de vapor para hacer mover montañas de papeles de aquí para allá. Ni siquiera de robots de última generación son siempre útiles para solucionar los problemas, aunque está claro que la inteligencia artificial y el aprendizaje profundo ayudan a la causa, especialmente si se trata de desplazar el trabajo manual de bajo valor añadido realizado por personas hacia modelos donde las personas se focalizan en realizar labores de alto valor, como prospección, conversión de leads o marketing inbound.

El mayor beneficio de la automatización: la generación de tiempo

Esto no hace sino abrir una serie de beneficios a la asesoría automatizada, siendo el más fundamental la generación de tiempo. Automatizar tareas como el picado de datos, que además arrastra un alto riesgo de introducción de errores, permitirá dedicar ese tiempo a hacer crecer el negocio en otras áreas: en aportar más valor al cliente, en ofrecer un asesoramiento más personalizado y en reforzar su oferta de servicios premium. Además, la sistematización de la información permitirá un mayor control de la misma, disponible en todo momento para generación de informes y el cumplimiento normativo. Lo cual permite posicionar la marca personal del asesor en una línea moderna y eficiente, abriendo la puerta a nuevos clientes más tecnológicos.

Las ventajas inherentes de aplicar la RPA son múltiples: el progresivo incremento de la productividad enseguida dará sus frutos al poder gestionar más trabajo con menos personal, lo que conlleva seguramente una mayor densidad de talento, pues mayor valor añadido eleva la cualificación del personal.

Estos cambios ya se están experimentando especialmente en aquellas asesorías familiares en pleno proceso de transición generacional. Los jóvenes profesionales, nativos digitales y sobradamente preparados, están tomando las riendas del negocio y revolucionando los procesos tradicionales. Acostumbrados a las nuevas tecnologías, no conocen otra forma de trabajar que no conlleve o integre nuevas herramientas que automatizan y simplifican las tareas más cotidianas o intensivas.

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