Reuniones efectivas con participantes presenciales y virtuales

La vuelta a la oficina en formato híbrido, es decir con una parte del personal en forma presencial y la otra en teletrabajo, trae nuevos desafíos. Habéis participado en forma remota en una reunión donde tus compañeros están en una sala y empiezas a sentir que nadie te escucha, que te pierdes las risas cómplices, que termina la reunión, apagan la luz de la sala y se olvidan de ti. O al revés, tu estás en la sala y haces una pregunta a tu colega en remoto, y no te contesta o ni sabe de qué estáis hablando, porque el señor o señora se encuentra respondiendo sus correos mientras tu estabas esforzándote para explicar una problemática y pedir al equipo su colaboración para buscar una solución.

Al final terminas diciendo que esto del trabajo virtual mixto ya tiene que terminar porque conforme la vuelta a la oficina es posible, los colaboradores que trabajan en forma virtual no aportan al equipo de igual manera.

Antes de quedaros con esa percepción, dejadme contaros que es posible tener reuniones híbridas efectivas usando la tecnología correcta y haciendo algunos cambios en la forma en como diseñamos las salas y como conducimos las reuniones.

Así como la pandemia nos ha permitido valorar las ventajas de trabajar desde tu casa y que has podido tener reuniones virtuales de manera efectiva, usando ZOOM, Microsoft Teams, Cisco Webex o Google Meet, la modalidad híbrida puede ser mucho más efectiva si aplicas la tecnología de forma correcta.

Primero debéis saber que cuando tienes participantes presenciales en una sala, los participantes virtuales no solamente serán teletrabajadores de tu equipo de trabajo, también pueden ser colaboradores que están en otras ciudades, que se encuentran de viaje o socios de negocio que no son parte de vuestra organización. Por lo tanto, mejorar la experiencia de una reunión híbrida no es una aspiración caprichosa o de simple comodidad, es una necesidad que aportará valor de negocio

Para ello algunos consejos útiles:

1. Elige una tecnología de equipos de video conferencia de sala integrable con la solución de reuniones virtuales que usas para trabajar en forma remota.
2. Ten en cuenta algunas características importantes para tu equipo de video conferencia de sala: micrófonos ambientales y sistema de cámaras acorde a la medida de la sala. Si quieres que los participantes que están remotos se sientan parte de la reunión, ellos tienen que ver y escuchar a los participantes presenciales como si estuviesen en la sala.
3. Pon la pizarra de la sala de forma tal que la cámara pueda tomarla. Mucho mejor si el sistema tiene la capacidad de enfocar al participante que está hablando, de esa forma los asistentes remotos podrán ver las anotaciones de la pizarra en el video.
4. Busca tener un moderador que este haciendo preguntas a los participantes remotos. Hay algunas técnicas que harán que los participantes remotos no se tienten a estar respondiendo correos.

Si quieres saber más de como elegir la tecnología correcta, acondicionar las salas e implementar procesos simples que te ayuden a hacer tus reuniones híbridas más efectivas, escríbenos a bvs.espana@bvstv.com . Contamos con una amplia experiencia en haber ayudado a muchas empresas a diseñar sistemas de colaboración y hacer su adopción adecuada para tener resultados efectivos.

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