¿Qué es la valija digital? Te contamos cómo conseguir una oficina sin papel

En 2020, se consumieron en España más de 6.500 toneladas de papel y cartón, mientras que la cantidad de papel consumida en 2018, a nivel mundial, superó los 421,5 millones de toneladas métricas, y aproximadamente el 40% de la tala industrial de bosques en el mundo está dedicada a la fabricación de papel, aunque apenas se recuperan unos 167 kilos de papel por persona para el reciclaje.

En las sociedades y empresas actuales que transitan aceleradamente hacia la transformación digital, estas cifras son alarmantes. Una contribución determinante de las organizaciones al cambio de esta situación es lograr la condición absoluta de oficina sin papel.

¿Una oficina sin papel?

Especialistas en el tema definen esta condición como la capacidad de un entorno de trabajo para utilizar apenas un mínimo de papel físico, empleando en su lugar documentos digitales. Por igual, un empleado sin papel es aquel que logra eliminar completamente o reducir al mínimo el uso de papel en su trabajo.

Según nos cuenta Normadat, Proveedor Homologado del Portal TIC Negocios y especialistas en tecnologías para la gestión documental, archivos y back office, la idea de la oficina sin papel no es nueva. Esta visión existe desde la incorporación de los ordenadores personales a las oficinas y lugares de trabajo.

Si todavía dependes del papel para impulsar los procesos empresariales de tu empresa, seguirás invirtiendo en archivadores cerrados y políticas de destrucción de papel. Todo ello, para garantizar la seguridad y confidencialidad de la documentación. Esta metodología tradicional es muy susceptible a violaciones y pérdida de datos valiosos.

Por el contrario, muchos sistemas de gestión de contenidos basados en la nube proporcionan seguridad a los datos con tecnología de vanguardia. En su mayoría, estos servicios cloud cuentan con recursos y procedimientos de ciberseguridad que hacen a sus sistemas invulnerables al acceso ilegal.

Mediante herramientas de colaboración como Google Drive, Microsoft Office 365 y otras, es posible acceder con facilidad a la documentación desde cualquier lugar, lo que favorece además el trabajo en movilidad y a distancia.

La valija digital: un nuevo paso hacia una oficina sin papel

Es posible que tu empresa requiera gestionar grandes cantidades de paquetería y correo físicos, que cuente con poco espacio para el almacenamiento temporal o que esta actividad resulte muy costosa. En Normadat disponen de un servicio de Valija Digital con el que darás un paso relevante hacia la conversión de tu organización en una oficina sin papel, consiguiendo un registro completo de la entrega, trazabilidad de la valija y cartería, incluso un servicio de taquillas inteligentes (smart lockers) y de logística inversa.

Otro de los beneficios de una oficina sin papel es que tu empresa ahorrará tiempo y dinero en la comunicación con tus clientes. Mediante soluciones digitales como el Customer Relationship Management (CRM), es posible automatizar muchos procesos de marketing y hacer una adecuada gestión de los contactos y leads, así como obtener datos analíticos para establecer estrategias de marketing más efectivas.

Tus colaboradores ya no necesitarán transcribir nuevamente, ni fotocopiar documentos para crear copias de seguridad de cada archivo. Con las herramientas de backup interno o las externalizadas en la nube (BaaS) obtienes un respaldo automático de tus datos.

Y ni qué decir que optar por una oficina sin papel reduce la cantidad de árboles empleados en la fabricación de papel, así como la huella de carbono generada por esta actividad.

Éstas son el tipo de soluciones tecnológicas que aportan nuestros Proveedores Homologados al entramado empresarial de la Comunidad de Madrid. Si tú también quieres homologar y ofrecer los servicios y productos TIC de tu empresa a través de la Cámara de Comercio de Madrid y su Portal TIC Negocios, puedes solicitarnos información aquí.

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